Wauw! Het gevoel dat je als congresgast wilt krijgen.

Stichting Jonge Balie Nederland geeft Philharmonie Haarlem als congreslocatie een hoge notering: “De doorslag gaf toch wel de ‘wauw-factor’. Dát gevoel moet je als gast krijgen zodra je de locatie ziet.”

Wauw! Het gevoel dat je als congresgast wilt krijgen.

Interview door Gemma Schoot

Op 3 en 4 november 2016 was de vloer in de Philharmonie aan de doelgroep van Stichting Jonge Balie Nederland (SJBN), de belangenbehartiger van jonge advocaten. Rens Jansen, lid van de congrescommissie, en Gert Jan Boeve, penningmeester van de SJBN, geven de Philharmonie een hoge notering voor deze editie van het SJBN Jonge Balie Congres. “Je gaat naar een congres, maar het voelt alsof je naar een concertavond gaat.”

Waarom hebben jullie voor de Philharmonie gekozen?
Jansen: “Er zijn natuurlijk heel veel punten waarop je congreslocaties met elkaar vergelijkt. Maar de doorslag gaf toch wel de ‘wauw-factor’. Dát gevoel moet je als gast krijgen zodra je de locatie ziet als je erheen loopt, vonden we. Belangrijk was ook de goede bereikbaarheid vanuit Amsterdam, Utrecht en Den Haag, waar een groot deel van onze doelgroep kantoor houdt. Verder speelde de capaciteit van de grote zaal en de workshopruimtes mee, en ook van de foyer waar we ’s avonds een feest met verschillende artiesten hadden. De Philharmonie faciliteerde het hele programma. En overal boden ze wel opties voor, tot en met de keuze voor al dan niet plastic glazen tijdens het feest. Trouwens, het was een zorg minder dat de Philharmonie ook de hele catering regelde. Dat is niet overal zo en dan moet je zelf zien dat je het georganiseerd krijgt. Kortom, we kregen van tevoren al wat je noemt een ‘geborgen’ gevoel.”

Hoe ervoeren jullie de offertefase?
Boeve: “Als penningmeester van de SJBN schoof ik pas aan toen er onderhandeld moest worden over de offerte die de congrescommissie had aangevraagd. Het gesprek daarover met de eventmanager van de Philharmonie was buitengewoon prettig. Uit de offerte bleek al dat ze begrip had voor het relatief beperkte budget waarover we als stichting kunnen beschikken. Daarom was 90% van de offerte eigenlijk al goed. In ons gesprek over de andere 10% had ze een luisterend oor voor onze behoeften en wensen, bijvoorbeeld over betalingstermijnen en voorschotten. Ze ging hier met concrete voorstellen en oplossingen op in. Dat begrip voor de positie van de klant vond ik heel prettig.”

Hoe was de samenwerking met de Philharmonie?
Jansen: “We hebben de samenwerking meteen na het goedkeuren van de offerte opgepakt. De eventmanager en ik waren de wederzijdse contactpersonen. Zij speelde onze vragen intern door naar de juiste persoon en koppelde het antwoord ‘hapklaar’ weer terug. Zo groeide het vertrouwen en werden er over en weer zaken afgestemd met andere commissieleden. Ik was niet in alle gevallen nodig als tussenschakel. Wel tijdens het congres. Ik kreeg een interne telefoon van de Philharmonie op zak. Als een van ons – we liepen met 19 man rond – iets signaleerde, hoefde ik maar te bellen en binnen een paar minuten stond er een medewerker voor mijn neus en werd het probleem direct opgelost.”

Wat trof jou het meest in de aanpak van de Philharmonie, Gert Jan?
Boeve: “Als penningmeester was ik blij verrast over een paar dingen. Bijvoorbeeld toen we twee weken van tevoren een gesprek hadden met de dagvoorzitter die iets meer huiselijke aankleding van het podium wilde: een zitbank, een fauteuil. ‘Kom maar kijken wat je van ons kunt gebruiken’, zei de eventmanager, zonder nog over geld te beginnen. Al met al is het is een hele happening, zo’n congres van twee dagen met een feest tot diep in de nacht. En dan verloopt er wel eens iets op een andere manier dan afgesproken of verwacht. Dat zijn momenten waarop het aankomt op goed onderling contact. En dat hadden we met de Philharmonie: de eventmanager kwam met een voorstel dat naar mijn mening recht deed aan de positie van beide partijen. Dat hebben we enorm gewaardeerd.”

En Rens?
Jansen: “Bij ons allereerste bezoek, toen we kwamen kennismaken, merkten we al dat we met alle egards werden ontvangen, als gasten. Op 3 november kreeg ik zelfs letterlijk te horen: ‘Jij bent Rens en jij mag alles vandaag’. Als een bepaalde gast een biertje wilde buiten de planning om, dan kreeg hij dat biertje. Als we de gong 10 minuten later wilden klinken, dan gebeurde dat ook. De Philharmonie heeft nog een wonderbaarlijk staaltje opschaling van de catering laten zien. Op de eerste dag bleek het aantal bezoekers hoger dan gedacht. De eventmanager heeft dat tijdig gesignaleerd en bij ons aangekaart, zodat zij ervoor kon zorgen dat er bij de borrel en het diner genoeg was voor iedereen. Chapeau!”

Bekijk hier de aftermovie