Innovatiemotor voor event-gedreven groei

Cvent helpt om planners en aanbieders uit te groeien tot strategische aanjagers van event-gedreven groei, waarbij data en technologie bijdragen aan loyaliteit en nieuwe kansen in het snel veranderende evenementenlandschap.

Cvent biedt de technologie waarmee planners en leveranciers/locaties elkaar kunnen vinden en samenwerken. Wij hanteren daarin een neutrale rol als het gaat om prijsafspraken een onderhandelingen. Die vinden privé plaats via beveiligde kanalen tussen beide partijen. Om diezelfde reden wordt via onze marktplaatsen, waar onder Cvent Supplier Network en Vendor Marketplace, niet met commissies gewerkt.

Gelijke kansen

Aan de aanbiederszijde biedt ons platform voor elke type accommodatie gelijke kansen.

Het Cvent Supplier Network trekt de concurrentie gelijk tussen grote ketens en boutique-accommodaties, zeker in vergelijking met internationale zoekmachines. Elke accommodatie met een profiel op ons netwerk krijgt kans om planners aan te trekken. Er zijn verschillende casestudies die aantonen hoe onze oplossingen kleinere en opkomende accommodaties helpen door te breken in de concurrerende MICE-markt.

De recordgroei in 2024 van 16,5 miljard dollar aan groepsboekingen via het Cvent Supplier Network toont de grote meerwaarde aan van ons event-ecosysteem.

We bouwen voort op dit momentum met de integratie van Cvent IQ in ons platform. Dit resulteert in diepgaande analyses en bruikbare inzichten, waarmee hotels en locaties slimmer, data-gedreven keuzes kunnen maken.

Daarnaast investeren we in digitale workflows die het bron- en boekingsproces versnellen, zodat planners en leveranciers eenvoudiger kunnen samenwerken.

Data-gedreven groeimotoren

De branche verschuift van losse, eenmalige events naar het erkennen van evenementen als strategische, data-gedreven groeimotoren. Wij noemen dat ‘event-led growth’. In B2B zijn ‘momenten’ belangrijker dan ooit.

Organisaties beseffen dat waardevolle ervaringen zorgen voor diepere connecties en langdurige impact, maar deze momenten moeten ook met data worden vastgelegd. Daarom hebben we Cvent IQ ontwikkeld. Leidinggevenden beschikken daarmee over dashboards met realtime-inzicht in engagement, pipeline-invloed, opbrengsttoewijzing en bredere zakelijke impact. Zo worden datasilo’s geslecht en prestaties direct gekoppeld aan bedrijfsresultaten. Met custom rapportages en heldere visualisaties krijgen managers in één oogopslag inzichtelijk welke events het meeste opleveren en waar toekomstige investeringen het best renderen. Dit maakt strategisch sturen op basis van data mogelijk.

AI-revolutie

CventIQ werd gelanceerd als antwoord op de AI-revolutie binnen events. Het doel is om planners fundamenteel te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden en bij te dragen aan de efficiëntie. Hier een aantal belangrijke functies:

• Eventwebsite-chatbot: biedt direct antwoord op vragen van bezoekers, gasten en deelnemers wat het aantal registraties vergroot en planners het steeds beantwoorden van dezelfde vragen bespaart.
• PlanPilot: een AI-chatbot die na het indienen van een RFP namens de planner de offerteaanvragen bij hotels afhandelt.
• Automatische samenvatting van feedbacksessies: feedback wordt automatisch geanalyseerd en overzichtelijk gepresenteerd.
• Chatbot voor wijziging van registraties (binnenkort beschikbaar): een AI-chat waarmee eenvoudig aanpassingen in tickets of registraties zijn door te voeren.

Omdat CventIQ pas sinds juni 2025 live is, staan de meeste AI-functies nog in de kinderschoenen. We monitoren adoptiecijfers en gebruikersfeedback om inzicht te krijgen in tijdsbesparing, betere participantervaringen en de algemene evenement-ROI.

'Met custom rapportages en heldere visualisaties krijgen leidinggevenden in één oogopslag inzichtelijk welke events het meeste opleveren en waar toekomstige investeringen het best renderen'

Ongeëvenaarde branchekennis

CventIQ is niet zomaar een AI-tool die internetgegevens hergebruikt. Het combineert tientallen jaren aan evenementenkennis en best practices met krachtige AI om organisatoren te helpen hun evenementen te optimaliseren en deelnemers een bijzondere ervaring te bieden.

Ons onderscheidend vermogen ten opzichte van generieke boekingsplatforms zit onder andere in onze ongeëvenaarde branchekennis met meer dan dertig jaar ervaring. Door de vele verzamelde data en analyses kunnen we de klanten voorzien van praktische workflows en voorspellende benchmarks.

Daarbij omvat en analyseert ons slimme platform steeds meer data, wat de inzichten voor klanten verder verrijkt. De intelligente infrastructuur op basis van moderne engineering versnelt innovatie en borgt betrouwbaarheid en veiligheid.

Geoptimaliseerde groepsboekingen
We bieden locaties en hotels een uitgelezen platform voor het optimaliseren van groepsboekingen met AI-gestuurde matching en beheer van RFP’s. Om enkele concrete features te noemen:

• Planner Navigator met AI: analyseert zoek- en boekgedrag en koppelt hotels aan relevante prospects.
• Automatische prospectberichten: gepersonaliseerde, AI-gestuurde berichten verhogen conversie.
• Response Assistant: schrijft op basis van profiel en eerdere voorstellen snel en accuraat op maat gemaakte voorstellen.
• Slimme prioritering van RFP’s: AI sorteert en filtert de meest waardevolle leads.
• Geautomatiseerde kamertoewijzing: Passkey automatiseert complex kamermanagement, vermindert fouten en schept ruimte voor upselling.
• AI-gestuurde plattegronden: hotels en planners kunnen in realtime samenwerken met behulp van Cvent's 3D Event Designer en BEO Uploader, die AI gebruiken om direct plattegronden te maken en bij te werken, waardoor minder installatiefouten optreden en het planningsproces wordt versneld.
• Gecentraliseerde communicatie: zorgt dat alle betrokkenen altijd over de laatste info beschikken; dit voorkomt dat informatie zoekraakt en vergroot de efficiëntie.

Relevante inzichten en personalisatie

Vooruitkijkend verwachten wij in de meeting industrie aanhoudende economische onzekerheid, stijgende kosten, geopolitieke onrust, meer eisen op het gebied van dataprivacy en inclusiviteit, en een groeiende behoefte aan gepersonaliseerde beleving. Snelle technologische ontwikkelingen, zeker op het gebied van AI, veranderen de manier waarop events gepland, uitgevoerd en geëvalueerd worden, maar stellen ook eisen aan datakoppeling, systeeminteroperabiliteit en skills van teams.

Om klanten te ondersteunen focussen wij ons op platformbrede AI-innovatie, data-intelligentie en klantgerichte oplossingen. De CventIQ-laag wordt geïntegreerd, automatiseert taken en biedt relevante inzichten en personalisatie. Daarbij investeren wij in security, privacy en reguleringsondersteuning, naadloze digitale workflows en toegankelijke oplossingen voor inclusieve events. Zo zorgen wij dat klanten snel kunnen schakelen, duidelijk ROI aantonen en altijd memorabele ervaringen leveren.

---

Vanuit Cvent zien we meer kleinschalige, impactvolle bijeenkomsten ontstaan. Onze investering in de Cvent Essentials tools stelt teams in staat om deze ervaringen eenvoudig te organiseren én relevante inzichten te verzamelen. Met onze technologie en expertise verandert Cvent evenementen in echte groeimotoren.