EHA kondigt aanbesteding aan voor PCO-diensten voor haar jaarlijkse congres

De European Hematology Association (EHA) start een aanbestedingsaanvraag (ITT) voor de benoeming van een Professional Conference Organizer (PCO) voor het EHA-congres in 2027. Geïnteresseerde partijen worden geacht minimaal drie opeenvolgende jaren (2027, 2028 en 2029) met EHA samen te werken.

Op 26 september 2025 zal een eerste Request for Information (RFI) worden gepubliceerd om interesse te wekken bij gekwalificeerde PCO's, gevolgd door de officiële publicatie van de aanbestedingsaanvraag (ITT) aan geselecteerde PCO's.

EHA bevordert excellentie in patiëntenzorg, onderzoek en onderwijs in de hematologie. Het bestuur van EHA, bestaande uit 15 leden, is verantwoordelijk voor de aansturing van de vereniging. De dagelijkse activiteiten worden uitgevoerd door het EHA Executive Office in Den Haag.

Volledig verantwoordelijk

EHA zoekt de diensten van een uitzonderlijk professionele, zeer competente, goed geleide, flexibele en creatieve congresorganisator om ons te helpen een competitief en succesvol congres te organiseren. In samenwerking met het Connect-team van EHA is de PCO volledig verantwoordelijk voor de planning, organisatie en uitvoering van het congres. Zij zullen ervoor zorgen dat het congres goed gecoördineerd, efficiënt georganiseerd en winstgevend is, in overeenstemming met de EHA-vereisten.

Zo'n 17.000 deelnemers

Het EHA-congres vindt elk jaar in juni plaats en kent een breed scala aan deelnemers uit verschillende hematologische specialismen en aanverwante disciplines, evenals farmaceutische bedrijven. Het congres trekt doorgaans ongeveer 17.000 professionals, waarvan de meerderheid internationale deelnemers zijn.

Het congres omvat een tentoonstelling in een hybride fysiek/online format. Het programma bestaat doorgaans uit ongeveer 13 parallelsessies met workshops en gesponsorde sessies. Dit wordt aangevuld met een sociaal programma ter plaatse.

Drie EHA-congressen

De aangestelde PCO zal de drie toekomstige EHA-congressen beheren, waaronder het EHA2027-congres, dat plaatsvindt van 10 tot en met 13 juni 2027; het EHA2028-congres, dat plaatsvindt van 8 tot en met 11 juni 2028; en het EHA2029-congres, dat plaatsvindt van 14 tot en met 17 juni 2029.

De locaties voor het EHA2027- en EHA2028-congres zijn al vastgelegd door EHA. Deelnemers aan de inschrijving hoeven daarom geen locatie/data voor deze edities vast te leggen, maar worden geacht in samenwerking met EHA locaties te zoeken voor toekomstige edities na 2028.

Indicatieve termijn voor de aanbestedingsprocedure

• Deadline voor het indienen van het Request for Information (RFI)-document: 10 oktober 2025
• Uitnodiging tot inschrijving (ITT) voor voorgeselecteerde inschrijvers: oktober 2025
• Sluitingsdatum/-tijd voor het indienen van de inschrijving: oktober 2025
• Interview met geselecteerde inschrijvers: november 2025
• Bekendmaking van de definitieve beslissing: december 2025

Informatie-aanvraag

Neem contact op met de officieel aangestelde consultant voor vragen en informatie over de PCO RFI- en aanbestedingsprocedure: Angeline van den Broecke, Altis Business Solutions (Pty) Ltd.