5 slimme manieren om met no-shows om te gaan

Inzichten uit een webinar met eventmanagers van de Universiteit van Amsterdam en Wageningen University & Research 

No-shows, je kent het wel. Deelnemers die zich wel aanmelden, maar niet komen opdagen. Voor veel eventmanagers is dit een herkenbare frustratie: zonde van de moeite, het budget en soms ook van al dat eten dat overblijft.

Tijdens een webinar van aanmelder.nl gingen drie eventmanagers uit het onderwijs in gesprek over hun ervaringen. De conclusie: no-shows kun je niet helemaal voorkomen, maar je kunt er wel slimmer mee omgaan. Hoe? We delen vijf inzichten waarmee je direct aan de slag kunt.

1. Meet je no-showpercentage 

“Meten is weten,” zegt Nikolien van Gelderen (WUR). Door structureel te meten bouw je een eigen benchmark op. Zo kun je bij de volgende editie realistischer inkopen of hierop anticiperen.

Bekijk per type event waar meten het meeste oplevert, bijvoorbeeld bij evenementen met catering of externe gasten.

2. Ken je doelgroep 

Het type event en de doelgroep maken een groot verschil. Zeker in het onderwijs.

Bij interne events of studenten ligt het no-showpercentage vaak hoger dan bij externe of betaalde bijeenkomsten. “Wie betaalt, komt eerder opdagen,” aldus Van Gelderen.

“Bij kennisevenementen hebben we meer last van no-shows dan bij grotere, externe events. Vaak speelt werkdruk of prioriteitstelling mee,” vult Lonneke Vink-Budel (WUR) aan.

3. Maak afmelden makkelijk (en wachtlijsten slim) 

Zorg dat afmelden eenvoudig kan. Zo houd je zicht op de opkomst en kun je lege plekken snel opvullen met mensen op een wachtlijst.

4. Kijk naar het oorspronkelijke doel van je event 

Een no-show is niet altijd erg. “Soms is een kleinere, betrokken groep juist waardevoller,” zegt Anne-Jet de Wit (UvA). Een fysiek event kan meer sfeer en beleving bieden, waardoor het uiteindelijke resultaat sterker is. Kijk dus naar het oorspronkelijke doel en het effect dat je wilt bereiken, niet alleen naar de opkomst.

5. Beperk verspilling 

Ga slim om met catering. Spreek met je leverancier af wat er met overgebleven eten gebeurt.

Denk bijvoorbeeld aan donatie aan een maatschappelijke organisatie: duurzamer, socialer en beter voor je budget.

Wil je direct met deze tips aan de slag? 

Met aanmelder.nl meet je eenvoudig je opkomstpercentage, maak je afmelden gemakkelijk en creëer je slimme wachtlijsten. Meer weten? Bezoek aanmelder.nl of vraag een korte demo aan. Onze collega’s laten je graag weten hoe je een aantal van deze tips kunt toepassen.