Wendbaar beurzen organiseren de nieuwe standaard

Vijf jaar van tevoren boeken; twaalf maanden van tevoren starten met de campagne. De tijd van een dergelijk lange aanloop naar de volgende editie van een internationale beurs is voorbij, stelt voormalig UFI-directeur en nu consultant Kai Hattendorf. Het ‘viability/validation point’ – het moment waarop duidelijk is of een event haalbaar is – schuift steeds dichter naar de openingsdatum.

Exposanten en bezoekers beslissen in een later stadium over hun deelname, waardoor organisatoren hun cashflow, investeringen en go/no‑go‑momenten hierop aanpassen.

Hattendorf geeft als voorbeeld Clarion, als internationaal toonaangevende beursorganisator, die een structurele verschuiving naar ‘agile commitment’ voorspelt. Niet meer vroeg onomkeerbaar uitgeven, maar stap voor stap investeren zodra data groen licht geeft.

Trigger-based budgettering

Jaarbudgetten maken plaats voor trigger‑based budgettering: budget wordt pas vrijgegeven als bepaalde datamijlpalen (registraties, sentiment, engagement) worden gehaald.

Tools als een ‘delight matrix’ – klanttevredenheid versus value for money – gaan mede bepalen of een event extra investering krijgt, zelfs als de vroege registraties nog achterlopen.

Operationele wendbaarheid

De kortere aanlooptijden en de gefaseerde beslissingsboom vraagt ook om operationele wendbaarheid. Teams moeten ‘horizontaal getraind’ zijn, aldus Hattendorf. De mensen moeten snel van rol kunnen wisselen om late wijzigingen in bijvoorbeeld format, schaal en inhoud op te vangen.

Lees ook:

• Traditionele beurzenmarkten worstelen ondanks groei
• AI als weg naar meer engagement op beurzen
• Veilige middenweg verdwijnt in beurzenland

 

De geschetste ontwikkeling wordt nog eens versterkt als er sprake is van regionale politieke spanningen. Zo stelt Hattendorf dat in bijvoorbeeld de Golfregio ‘operational agility’ geen modewoord is maar een noodzaak. Geopolitieke veranderingen en late beslissingen vragen om teams en processen die continu kunnen schakelen.

Lokale ecosystemen

De sterke rol aldaar van de overheid en lokale netwerken, als belangrijk vangnet in onzekere tijden, zal navolging krijgen, stelt hij. Zijn voorspelling is dat succesvolle events steeds meer leunen op lokale ecosystemen (overheid, venues, city marketing, private partners) om risico’s te delen en snel te kunnen improviseren.

Ook de venues moeten wendbaar zijn om op last-minute snel wisselende volumes van exposanten en bezoekers in te kunnen spelen. Flexibele hal-indelingen, multi-use ruimtes en city-wide spreiding van sessies helpen bij het aanpasbaar en schaalbaar zijn van locatie.

Conclusie

Hattendorf's boodschap is duidelijk. Een toekomstbestendige beursorganisatie durft te werken vanuit data, flexibiliteit en lokale samenwerking. ‘Agile commitment’ vraagt niet alleen om nieuwe systemen en budgetmodellen, maar vooral om een andere mindset: durven loslaten, schakelen op feiten en bouwen op partners die meebewegen. Wie dat beheerst, vergroot niet alleen haar overlevingskans, maar ook haar strategische voorsprong.