‘We willen het Zwitsers zakmes voor de eventsector zijn’

aanmelder.nl wil het liefst één systeem bieden waarmee organisatoren zoveel mogelijk onderdelen van hun evenement kunnen regelen. Via het platform nodig je als organisator je gasten uit, verzamel je via registratie aanvullende deelnemersgegevens en bouw je een complete eventwebsite.

“Daarnaast nemen we de betaling uit handen en printen we badges op locatie. Na afloop kunnen organisatoren via hetzelfde systeem enquêtes versturen. We doen dus eigenlijk al veel vóór het evenement, tot aan de ingang, en ook weer een stukje erna”, zegt operationeel manager Mathijs Broekhuizen. “Maar op het evenement zelf hadden we nog niet zo’n aanwezigheid.”

Precies dat gat moet de nieuwe Event App gaan vullen. Volgens Head of Product Tim Castelein past die ontwikkeling bij een bredere wens van klanten. Organisatoren willen niet voor ieder onderdeel van hun evenement met een andere leverancier en een ander systeem werken. “Ze willen niet voor de badge, de deelnemersapp, de website en de betalingen allemaal iets anders gebruiken. Dan ben je uiteindelijk zelf al die systemen aan elkaar aan het knopen.”

“Wij willen het Zwitserse zakmes voor evenementen zijn: één platform waar al deze zaken terugkomen zoals een nieuwe app.”

Netwerken

De basis van de app is relatief eenvoudig. Informatie die een organisator toch al in aanmelder.nl zet, zoals het programma en de sprekers, wordt automatisch beschikbaar in de app. Daar komen functies als een persoonlijk programma, favorieten, polling en Q&A bovenop.

De echte toegevoegde waarde moet volgens Castelein echter ontstaan rondom het netwerken. “We merkten dat daar veel behoefte aan is. De app moet mensen niet alleen vertellen waar ze wanneer moeten zijn, maar ook helpen om betekenisvolle connecties te leggen.”

Ontmoeten

Dat kan op verschillende manieren. Deelnemers kunnen elkaar bijvoorbeeld tijdens het evenement ontmoeten en vervolgens via een QR-code gegevens uitwisselen. Ook kunnen ze, als deelnemers daarvoor toestemming geven, in de app zoeken naar andere aanwezigen.

De volgende stap is matchmaking op basis van bijvoorbeeld interesses of vakgebieden. Daarmee kan het leggen van contacten zelfs al vóór het evenement beginnen. Privacy is daarbij nadrukkelijk een uitgangspunt: deelnemers bepalen zelf welke informatie zij delen.

Castelein: “Privacy staat sowieso centraal bij alles wat we doen. We zijn er trots op dat onze software op basis van privacyregels is gemaakt, we werken veel onder andere voor de overheid, universiteiten en ziekenhuizen dus daarom is het voor ons altijd belangrijk.”

'De app moet niet alleen vertellen waar je wanneer moet zijn, maar ook helpen betekenisvolle connecties te leggen’

De Event App bevindt zich nog in de alfafase. Vanaf september wil aanmelder.nl de toepassing tijdens een aantal evenementen met klanten testen. Hun feedback wordt gebruikt om de app verder te ontwikkelen, waarna richting het einde van het jaar een bredere uitrol moet volgen.

“We beginnen bewust met de basis”, zegt Castelein. “Daarna gaan we samen met klanten kijken wat daadwerkelijk werkt en waar behoefte aan is.”

Schuif omzetten

Broekhuizen benadrukt dat juist de integratie commercieel interessant is. Een organisator heeft het programma bijvoorbeeld al voor de eventwebsite ingevoerd.

“Het idee is dat je straks eigenlijk alleen maar een schuifje omzet om de app aan te zetten. Het programma dat je al hebt gemaakt, staat dan automatisch in de app. Je hoeft dus niet opnieuw aan de slag.”

Daarbovenop komen functies die specifiek voor de app zijn ontwikkeld, zoals het netwerken.

Voor aanmelder.nl betekent de app bovendien dat het bedrijf meer wensen van bestaande én nieuwe klanten zelf kan invullen. “Voor veel klanten kunnen wij straks een completer pakket aanbieden”, zegt Castelein. Hij ziet de technologie nadrukkelijk als ondersteunend. “Wij zijn niet de headline van een evenement. Dat zijn de sprekers en de mensen die er komen. Onze software moet ondersteunen wat de organisator wil bereiken.”