Uitdaging voor meetingdesigners: mensen verbinden in een tijdperk van ontkoppeling (Lessen uit PCMA’s Convening EMEA 2025)

Van 14 tot en met 16 oktober 2025 vindt in Rotterdam PCMA Convening EMEA 2025 plaats, het jaarlijkse vlaggenschipevenement van de Professional Convention Management Association (PCMA) voor de EMEA-regio. Het congres, georganiseerd in het Postillion Hotel & Convention Centre WTC Rotterdam, weet meer dan 600 meetingprofessionals uit meer dan 45 landen aan te trekken.

Convening EMEA staat in het teken van "Connection is the new currency" en richt zich op drie pijlers: toekomstgerichtheid, menselijke verbinding en integratie door design. In een tijdperk van toenemende digitalisering en AI benadrukt het evenement de waarde van authentieke, menselijke interactie. De generatie die momenteel of binnenkort de arbeidsmarkt betreedt, dient tijdens deze congresdagen vaak als voorbeeld van de eisen die aan een modern of eigentijds vergadermodel worden gesteld.

Gen Z/K als rode draad

Gen Z is een snel te herkennen rode draad door het congres. De deelnemers worden even op het verkeerde spoor gezet als Noreena Hertz, Brits econoom en bestsellerauteur, in haar openingskeynote Generatie K introduceert. Die blijkt qua leeftijdscategorie (16–26 jaar) echter dezelfde te zijn als Gen Z en daarmee is haar verhaal toch echt het begin van deze rode draad. Enig bijeffect is dat de andere sprekers na haar zich gedwongen voelen om te jongleren met de Z en K, zonder feitelijk een onderscheid te duiden.

Voor de volledigheid: de K staat voor Katniss Everdeen, de heldin van "The Hunger Games". Hertz heeft haar tot boegbeeld verkozen vanwege de thematiek en sfeer in deze filmserie. “Voor Generatie K is de wereld minder oester, meer Squid Games: dystopisch, ongelijk, hard”, aldus de econoom.

Huidig sentiment is negatief

Even los van generatieverschillen duidt Hertz de negatieve sentimenten in het huidige tijdperk. Eén op de twee Europeanen rapporteerde in het afgelopen jaar gevoelens van angst of depressie. Mensen (klanten, medewerkers) ervaren wijdverbreide angst, onzekerheid en bezorgdheid als gevolg van wereldwijde gebeurtenissen, of het nu gaat om de onvoorspelbare Amerikaanse politiek, aanhoudende oorlogen (Rusland-Oekraïne, Midden-Oosten), spanningen tussen China en de VS, toenemend protectionisme of de opkomst van populistische politici.

Dit heeft impact op gedrag. “Uit uitgebreid onderzoek weten we dat mensen die zich zorgen maken over hun economische situatie, niet alleen minder uitgeven, maar ook minder tevreden zijn met de uitgaven”, aldus Hertz.

Forse groei van de ‘escape economy’

Daarmee verandert ook de vraag. Zo zoeken mensen in toenemende mate naar wat Hertz escapisme noemt, met de belangstelling voor nostalgische producten als een van de verschijnselen. Denk aan de stijgende populariteit van Barbie onder volwassenen. Als econoom weet ze ook een waarde te hangen aan de ‘escape economy’, namelijk 6,6 miljard Britse pond (7,5 miljard euro), een stijging van 50 procent ten opzichte van het voorgaande jaar.

Andere trends zijn de behoefte aan zelfzorg en de voorkeur voor ervaringen die kalmeren en rust geven. Denk aan yogalessen en verblijven in rustgevende omgevingen. Hertz benoemt ook de drang naar inzicht en controle: “Boeken, podcasts, artikelen en video’s die mensen helpen om complexe tijden als deze te begrijpen en hen praktische tips geven over hoe ze in dit tijdperk van angst succesvol kunnen zijn”, geeft ze als voorbeelden.

Slimmer, kalmer en meer verbonden

Met retorische vragen aan de meetingprofessionals in de zaal maakt Hertz de vertaling van de huidige gemoedstoestand in de wereld naar het ontwerpen van evenementen duidelijk. “Biedt u ervaringen die uw doelgroepen helpen zich beter te voelen, zich slimmer te voelen en zich meer in control te voelen? Hoe zorgt u ervoor dat u dat gevoel van collectieve energie levert dat we voelen wanneer we iets bijzonders met anderen meemaken, zoals we allemaal ervoeren bij de carnavalsmuziek (de muzikale opening van het congres in de stijl van het jaarlijkse Zomercarnaval in Rotterdam, red.) eerder? Misschien is het iets om over na te denken: hoe kunt u uw evenementen doorspekken met dit soort verbindingsmomenten?”

Kortom, eventprofessionals moeten ervaringen creëren die mensen zich slimmer, kalmer en meer verbonden laten voelen in deze onzekere tijden.

Omarmen van de ‘mental health economy’

Thimon de Jong, Nederlands futurist en gedragsexpert, bevestigt in zijn keynote "Mapping the Dots" de uitgangspunten van Noreena Hertz. De huidige ‘polycrises’ leidt ertoe dat organisaties een ‘mental health economy’ omarmen door welzijn proactief te ondersteunen en menselijke verbinding te benutten als tegengif voor digitale overbelasting en eenzaamheid.

Hij zoomt vervolgens in op de generatieverschillen in het ervaren van deze polycrisis, met Gen Z (Gen K) als meest getroffen generatie. Wie nu meteen denkt dat boomers de grootste tegenhangers zijn, heeft het mis. Want waar Gen Z het zwaarst lijdt onder de huidige omstandigheden, is het de leeftijdscategorie 40 tot 55 jaar (meestal Gen X) die op dit moment het beste presteert vanuit mentaalwelzijnsperspectief. Dat is extra bijzonder, omdat deze groep veerkracht toont in een levensfase waarin historisch gezien de midlifecrisis zich manifesteerde. “Recent grootschalig onderzoek in 144 landen wijst op een wereldwijde verdwijning van deze ‘ongeluksdrempel’”, stelt de 48-jarige De Jong.

Onbegrip bij de crisisbestendige generatie

Aangezien veel leidinggevenden Gen X’ers zijn, zien ze niet dat de strategieën die zij ontwikkelen niet aansluiten bij de andere mentale toestand van de jonge generatie. Jongere mensen zoeken empathie en begrip voor hun behoeften, terwijl sommige oudere collega’s hen afdoen als ‘sneeuwvlokjes’ die niet veerkrachtig zijn.

Dit verschil zit in het feit dat de oudere generatie veel crises heeft zien overwaaien. In hun vormende jaren kregen zij te maken met Tsjernobyl (waardoor we buiten het rampgebied zelf even geen buiten geteelde groenten mochten eten), de Koude Oorlog (die sneller eindigde dan verwacht), het gat in de ozonlaag en zure regen (milieuproblemen die met technologie werden opgelost), oorlogen in Joegoslavië en Rwanda (genocides die uiteindelijk eindigden) en bovenal de millenniumbug (waarbij gevreesd werd dat alle computers zouden uitvallen in het jaar 2000, maar er gebeurde vrijwel niets).

Voor de huidige instromers op de arbeidsmarkt ligt dit anders, betoogt De Jong. De crises die Gen Z nu ervaart, duren (voorlopig) voort en verslechteren. Denk aan de kosten van levensonderhoud, klimaatverandering en geopolitieke conflicten zoals de oorlog in Oekraïne en de situatie in Gaza, waarvan geen snel einde wordt verwacht. En ook het coronavirus, dat verslagen leek, sluimert nog voort.

Ze zullen je er dankbaar voor zijn

Oudere generaties moeten empathie tonen voor jongere generaties in plaats van te oordelen, stelt De Jong. Ook moeten ze hun eigen optimisme uitleggen door hun ervaringen te delen over het beëindigen van eerdere crises.

Voor organisatoren ligt er eveneens een schone taak. De Jong: “Als je ze bij elkaar hebt in een zaal, denk er dan over na hoe het met hen gaat vanuit mentaalwelzijnsperspectief en wat je in die halve dag, die dag, die drie dagen die je samen hebt kunt doen om hun mentale gezondheid te verbeteren. En als je dat goed doet, zijn ze je er dankbaar voor.” Daarbij is het ook belangrijk om als organisator toe te zien op de digitale etiquette tijdens de bijeenkomst, stelt hij. “Geef prioriteit aan en koester menselijke verbinding in fysieke ruimtes – zoals events – als tegenwicht voor digitale overbelasting. Je moet mensen helpen met hun digitale verslaving.”

De Jong realiseert zich dat telefoons verbieden of afpakken meestal een stap te ver is. “Ik vraag mijn publiek om de vijf minuten schermtijd te verplaatsen van de eerste vijf minuten van de koffiepauze naar de laatste vijf minuten van de koffiepauze. Want als je in de eerste vijf minuten op je telefoon zit te tikken, sla je niet op wat je zojuist hebt gehoord en mis je de kans om een gesprek te beginnen en te reflecteren.”

De diepe impact van AI

Rode draad nummer twee tijdens Convening EMEA is kunstmatige intelligentie. Hertz benadrukt het potentieel. “AI wordt gezien als een technologie die even transformerend is als elektriciteit, met de kracht om werk, producten en diensten op onvoorstelbare manieren te veranderen. Hoewel niet perfect – AI-modellen ‘hallucineren’ tot een derde van de tijd – verbetert AI dagelijks en toont het ‘magische kwaliteiten’ die verder gaan dan noviteiten zoals medische diagnostiek.”

Voor de meetingindustrie somt ze de veelgehoorde toepassingsgebieden op, zoals planning, logistiek, marketing, sales, matchmaking, gepersonaliseerde programma’s en het managen van verstoringen. “Tegelijkertijd is het cruciaal om goed na te denken over de risico’s van AI”, benadrukt Hertz. Zo stelt ze dat een te grote afhankelijkheid van AI het menselijk denkvermogen kan aantasten. En er is de opkomst van ‘AI-slop’ (onauthentieke, onsamenhangende AI-gegenereerde content) die professionele geloofwaardigheid schaadt. Belangrijk voor de werkplek is dat AI, in tegenstelling tot eerdere technologische golven, ook witteboordenwerkers fundamenteel zal raken – niet alleen blue collars zoals in het verleden – waardoor strategieën nodig zijn om AI als collega te integreren in plaats van als vervanger.

Een huidig probleem dat toe te schrijven is aan digitalisering in het algemeen, is toenemende eenzaamheid, waar opnieuw Gen K (Gen Z) het zwaarst onder lijdt. En zo raken beide draden verstrengeld: “Ondanks constante digitale verbondenheid is Gen K de eenzaamste generatie ooit gemeten. Eén op de vijf heeft geen vrienden; acht op de tien voelen zich soms of vaak eenzaam. Echte interacties in de fysieke wereld kunnen voor hen uitdagend zijn”, aldus Hertz.

Moedig deelnemers aan nieuwe contacten te leggen

Meetingdesigners kunnen hierop inspelen door actief collectieve energie en echte verbindingen te faciliteren. Hertz geeft cursussen ‘hoe lees je een gezicht’ als voorbeeld. Co-creatie is een andere belangrijke tool om verbinding te creëren. Haar Generatie K heeft er de voorkeur aan om deel uit te maken van het ontwerp- en creatieproces in plaats van passief te consumeren. Hertz: “LEGO begreep dit heel goed toen het het LEGO Ideas-platform introduceerde, waarop fans ideeën voor nieuwe LEGO-sets kunnen indienen en andere fans daarop kunnen stemmen.” Het motto hier is: als jij het bouwt, komen ze. Als zij het bouwen, blijven ze.

Het is de gedeelde ervaring die live events uniek maakt, benadrukt ze. Terwijl Gen K zowel shortform-content (TikTok) als diepgaande content (lange podcasts) consumeert, zou de focus van events moeten liggen op het bieden van boeiende gezamenlijke ervaringen via de content.

“Het feit dat jullie werk draait om mensen bij elkaar brengen en hen helpen verbinden, levert een enorme bijdrage aan de wereld. Uit mijn onderzoek kwam naar voren hoe belangrijk wat ik de ‘architectuur van gemeenschap’ noem, is: dat er bepaalde ruimtes en fysieke omgevingen zijn waar mensen zich beter met elkaar kunnen verbinden dan elders. Misschien is het iets om over na te denken: hoe kunt u uw events doorspekken met deze momenten van verbinding? Uit onderzoek weten we dat zelfs een uitwisseling van tien seconden met een barista en een koffie in een café mensen aanzienlijk minder eenzaam en aanzienlijk meer verbonden laat voelen.”

Verlies van onze ‘sense of purpose’

Keynote speaker Asma Shabab grijpt terug op het oude Rome om de aloude relatie tussen mens en technologie te duiden. De hele route slaan we hier even over om tot de eindconclusie te komen. “Wat begon als tools om ons met elkaar te verbinden, is ons stilletjes niet alleen van elkaar gaan vervreemden, maar ook van ons gevoel van zingeving”, aldus Shabab. “Vandaag jagen fabrieken productie na in plaats van vakmanschap. Steden zijn ontworpen voor verkeersstromen, niet voor gemeenschappen. In het onderwijs produceren we vooral diploma’s, zonder echt te kijken naar hoe we nieuwsgierigheid ontwikkelen.”

User-centric als voornaam uitgangspunt

Ze pleit ertegen om nóg meer tools toe te voegen en bepleit in plaats daarvan toegewijde menselijke rollen om bestaande systemen met elkaar te verbinden en relaties te versterken. Nadat de deelnemers twee opdrachten hebben gekregen – de eerste om een event te tekenen, de tweede om een schets te maken gericht op het verbinden van deelnemers – komt Shabab met suggesties voor hedendaags meetingdesign. User-centric is daarbij het voornaamste uitgangspunt.

“Voelden jullie ook dat je, toen ik de opdracht veranderde van ‘teken een event’ naar ‘teken een betere manier voor mensen om verbinding te maken’, net iets meer ging nadenken? Dat je jezelf in de schoenen van de gebruiker plaatste en probeerde te achterhalen welke waarde je precies wilt creëren? We moeten echt alles wat we ontwerpen door de bril van de gebruiker bekijken, en dat op zichzelf gaat al veel waarde creëren.”

Ook de verschillende perspectieven onder de deelnemers zijn essentieel om rekening mee te houden. Die diversiteit vormt juist de basis om samen iets beters te creëren. Als derde noemt ze de ‘system mindset’, oftewel een continue, zich ontwikkelende benadering van eventdesign omarmen.

Drie nieuwe eventfuncties

Deze uitgangspunten vertaalt Shabab naar drie nieuwe functies die volgens haar een centrale rol gaan spelen in de organisatie van bijeenkomsten. De eerste is de Systems Coordinator. Deze functionaris verbindt alle tools en data om voor samenhang en slimme processen te zorgen.

Daarnaast is er een belangrijke rol weggelegd voor de Participation Architect. Die ontwerpt en ‘gamificeert’ verbindingen tussen mensen binnen het systeem en benut data en inzichten om betekenisvolle interacties te faciliteren. En dan is er nog de Continuity Expert, die zich richt op het creëren van doorlopende waarde na het event, het verlengen van gesprekken en het verbinden met andere events om de zichtbaarheid en betrokkenheid van deelnemers vast te houden.

Troostende woorden

Bij de afsluiting van het congres worden de deelnemers erop gewezen dat veel vrijwilligers (meestal studenten van eventopleidingen) hebben ervaren dat zij moeilijk in contact kwamen met de congresgangers. Natuurlijk kun je dit afdoen als een gebrek aan sociale vaardigheden bij deze jonge mensen.

Maar, benadrukt PCMA-CEO Sherrif Karamat in zijn slotwoord: “Ook ik begon heel jong in deze branche. Ik kende helemaal niemand en zat tijdens een lunch volledig ongemakkelijk aan tafel. Ik wás een van die studenten. En een dame genaamd Marilyn Forgiarelli en een man genaamd Rob Lowe – ik weet zeker dat ze dachten dat ik doodsbang was – namen me onder hun hoede en werden mijn mentoren.”

“En ik wil dat deze studenten weten dat er kansen voor hen zijn, enorme kansen. Ze hoeven alleen maar aanwezig te zijn, dan zal iemand hen helpen – of ze steken zelf hun hand op om hulp te vragen.”