Papieren last op het festivalterrein

Evenementenorganisatoren worden overspoeld door formulieren, dubbele of juist ontbrekende controles en tegenstrijdige regels die ook nog eens per gemeente verschillen. Brancheorganisatie VVEM en meedenkende ambtenaren zoeken samen naar uitwegen. Maar er is nog veel werk te verzetten.

Martijn kan niet drie weken van tevoren weten in welke auto zijn veelal ingehuurde medewerkers naar het evenement rijden. Toch moet hij binnen die termijn tot op persoonsniveau doorgeven wie er op het terrein komt, inclusief kenteken, tijdstip en voertuigtype. Dat is namelijk nodig voor de verplichte accurate AERIUS-stikstofberekening.

Het is een van de vele voorbeelden die tijdens de freestylesessie over regeldruk op Beyond Barrier Lines 2026 naar voren komen. Onder begeleiding van VVEM-directeur Willem Westerman en met Jesse van Oostrum, beleidsmedewerker bij de gemeente Dronten en voorzitter van het Provinciaal Evenementenoverleg Flevoland, als vrijwillige vertegenwoordiger van die ‘vervelende regelgever’, worden de deelnemers uitgedaagd om de knelpunten in de praktijk te benoemen.

Tekenend voor doorgeschoten regelgeving

Westerman noemt het voorbeeld van Martijn tekenend voor de doorgeschoten regelgeving: bij een evenement met 3.000 medewerkers, die vrijwel allemaal uit dezelfde regio komen, kan het verschil met een gemiddelde schatting nauwelijks meer dan twee procent zijn en toch wordt de informatie per persoon opgevraagd.

Van Oostrum werpt tegen dat ook de veiligheidsregio het nuttig vindt om te weten wie er op het terrein is, zodat bij een calamiteit bekend is wie er aanwezig was en men de mensen kan traceren. Westerman betwijfelt of dit echt reëel is met zoveel medewerkers.

Dan is er ook nog de Arbeidsinspectie die eist dat – van hoofdaannemer tot onderaannemer – wordt bijgehouden wie er allemaal meewerkt aan het evenement. Dat kan eveneens leiden tot een verzoek om een kopie van alle paspoorten. Is al die verplichte registratie eigenlijk wel AVG-proof, vraagt Martijn zich af.

Kortom: als organisator krijg je informatieverzoeken vanuit meerdere hoeken tegelijk – milieuwetgeving, veiligheidsregio én arbeidsrecht – waarbij de praktische uitvoerbaarheid volstrekt niet aansluit op de gevraagde precisie.

Dit is niet alleen ‘lastig’, maar werkt ook kostprijsverhogend. Martijn is er twee à drie fte’s aan kwijt. En als je het over de hele keten bekijkt, zijn de extra arbeidsuren, leges en eventuele boetes nog een grotere kostenpost.

Parapluvergunning voor de Omgevingswet

Als een evenemententerrein niet als zodanig is opgenomen in het bestemmingsplan, moeten organisatoren telkens opnieuw een omgevingsvergunning aanvragen, ook al is het dezelfde locatie en hetzelfde type evenement. Westerman begeleidt naar eigen zeggen acht van dit soort vergunningstrajecten tegelijk.

Rotterdam heeft een praktische oplossing gevonden: via een parapluvergunning worden meerdere evenementenlocaties in één keer ruimtelijk geborgd, waardoor organisatoren niet langer individueel hoeven aan te kloppen. Andere steden bewegen stapje voor stapje in die richting.

Veel gemeenten wachten op 2031 – de deadline voor het nieuwe omgevingsplan – om orde op zaken te stellen. Wie nu organiseert, heeft daar weinig aan.

De bureaucratie van het hesje

De focus van de discussie wordt verlegd naar de verkeersregelaar. Wie op een evenement verkeer wil regelen, heeft daarvoor een certificaat nodig, op basis van een e-learning die inmiddels landelijk is gestandaardiseerd. Tot zover logisch. Maar daarna begint het ingewikkeld te worden.

Per gemeente moet elke verkeersregelaar persoonlijk worden aangemeld bij het evenement waarvoor hij of zij wordt ingezet. Niet in bulk, niet automatisch: elk individu, elk evenement, elke keer opnieuw. Dit geldt zelfs als dezelfde persoon meerdere evenementen in dezelfde gemeente doet.

Voor Frank, die meerdere grote festivals organiseert, leidt dat tot administratieve hoofdpijn. Zijn medewerkers – vaak studenten die kort van tevoren worden ingepland – moeten 48 tot 72 uur van tevoren zelf online een code verzilveren om zich aan het evenement te koppelen. Dat klinkt als een kleine stap, maar voor deze groep blijkt dit in de praktijk een te grote uitdaging.

“De administratiedruk bij het personeel leggen is voor ons lastig”, zegt Frank. Het systeem zelf deugt en de opleiding werkt. Hij ziet echter liever dat de organisatie zelf die administratie centraal kan regelen en plaatst als kritische kanttekening dat er ter plekke sowieso geen controle is.

Van Oostrum erkent het probleem. “In de kern gaat het erom dat je gecertificeerde verkeersregelaars aanstelt. Je moet wel weten wie je aanstelt, want anders stel je iemand aan die niet verzekerd is als er iets misgaat.”

“Twee jaar terug hebben wij een wielerronde gehad en toen was er een meneer aangesteld, maar zijn zoon kwam ter plekke verkeer regelen. Dat betekent dat als er wat met die zoon gebeurt, hij niet aangesteld is en dus ook niet verzekerd.”

Beveiliging met complicaties

Peter, die beveiligingsdiensten levert aan evenementen door het hele land, ervaart regelmatig hoe één en dezelfde wet lokaal totaal anders wordt toegepast. “Nederland is niet zo groot. Waarom kunnen we dit niet centraal regelen?” vraagt hij zich af.

De beveiliging heeft bovendien te maken met een bijzondere complicatie. Beveiligingsbedrijven werken met BD-nummers (bedrijfsbeveiligingsnummers) die aan specifieke locaties zijn gebonden. Een beveiligingsbedrijf dat jarenlang goed werk levert op een bepaald terrein, mag niet werken op een naburig evenement, ook al hebben de medewerkers nog altijd exact dezelfde opleiding en papieren. Wie de fout ingaat, riskeert een boete van twintigduizend euro in het kader van de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (WPBR).

Van Oostrum erkent de frustratie. “Daar lopen we bij Defqon.1 en Lowlands ook tegen aan. In Dronten proberen we het organiseren van evenementen te zien als een gezamenlijke opgave. In dat kader vind ik het vervelend dat onze organisatoren en beveiligingspartijen zoveel werk en last hebben van iets dat eigenlijk voortkomt uit het systeem.”

Maar hij erkent ook dat de beveiligingswet buiten zijn gemeentelijke bevoegdheid valt en dat hij er daardoor weinig aan kan veranderen. Het gaat hier om een nationale wet die door het Rijk wordt bepaald en gehandhaafd door Justitie, niet door de gemeente. Westerman bevestigt dit: “Dit is zeker een dossier dat op onze lijst staat van landelijke regelgeving die verbeterd moet worden.”

De tentberekening die niemand leest

Een ander irritatiepunt is de steeds terugkerende herberekening van de tentconstructies. Een tent wordt ontworpen door een constructeur, geproduceerd door een fabrikant, verhuurd aan een organisator, die vervolgens het door de verhuurder aangeleverde bouwboek bij de gemeente moet indienen. Die gemeente stuurt hem door naar een omgevingsdienst, die het bouwboek weer doorstuurt naar een constructeur, die hetzelfde tijdelijke bouwwerk opnieuw berekent.

“Waarom moet de gemeente, via de omgevingsdienst, duur werk dat al gedaan is nog een keer overdoen?” vraagt Westerman retorisch. “Bovendien staat dezelfde tent de week ervoor in Zuid-Holland en de week erna in Groningen, en toch wordt deze telkens opnieuw beoordeeld.”

Van Oostrum kan daar wel enige argumentatie voor aandragen. Is de tent dezelfde afmeting? Is het dezelfde ondergrond? Zijn het dezelfde ankerpennen? Wordt de tent bij dezelfde windkracht ontruimd?

Hij erkent dat het efficiënter kan, mits de gebruiksgegevens en eerdere keuring in een centraal systeem zijn vastgelegd. Dan ziet hij geen noodzaak om de constructie opnieuw te beoordelen.

In Dronten loopt een pilot waarbij de gemeente bij grote evenementen als Lowlands werkt met systeemgericht toezicht: de primaire verantwoordelijkheid ligt bij de organisator, de gemeente controleert steekproefsgewijs. Een werkwijze die aansluit bij de Omgevingswet, maar lang niet overal zo wordt toegepast.

Twaalf dagen en een ijsbaan

Een ander struikelblok is artikel 35 van de Alcoholwet: de ontheffing die evenementen toestaat zwak-alcoholische dranken te schenken zonder permanente horecavergunning. Die ontheffing heeft een maximale geldigheidsduur van twaalf dagen; een grens die niemand in de branche kan verklaren en die met name voor langdurige winterevenementen als ijsbanen en kerstmarkten tot kronkelige constructies leidt. En bij evenementen van meer dan 31 dagen dreigt zelfs een omgevingsvergunningsplicht, met eisen als rolluiken en isolatiewaarden die voor tijdelijke structuren praktisch onhaalbaar zijn.

Dronten pakt dat creatief op: voor de gemeentelijke ijsbaan wordt een gewone alcoholwetvergunning verleend in plaats van een ontheffing. Die vergunning is een jaar geldig, en zolang er niets verandert aan de opzet, hoeft de organisator niet opnieuw aan te kloppen.

Van Oostrum: “De enige verantwoordelijkheid die dan bij de organisator ligt, is ‘niets veranderen’.” Het is een pragmatische oplossing, maar ze werkt alleen omdat de gemeente bereid is creatief te kijken naar haar eigen instrumentarium.

Luisteren naar de praktijk

De kern van het probleem, zo wordt duidelijk in de discussie, is niet dat er regels zijn – veiligheid vereist nu eenmaal kaders – maar dat regels vaak zijn opgesteld zonder voldoende kennis van de evenementenpraktijk, vervolgens per gemeente anders worden uitgelegd, en zelden worden geëvalueerd aan de hand van ervaringen uit het veld.

Daarbij worden organisatoren gevraagd informatie aan te leveren op een manier die veel efficiënter kan en die soms onnodig gedetailleerd, dubbelop of aantoonbaar overbodig is omdat de informatie toch niet wordt gecontroleerd.

Van Oostrum pleit voor een andere benadering: “Het is belangrijk om goed naar organisatoren te luisteren over waar de moeilijkheden zitten. En het is belangrijk om elke keer te blijven vragen: waarom vragen we wat we vragen? Dient het de veiligheid? Dan is het te rechtvaardigen. Zo niet, dan moet je het durven laten vallen.”

Dat klinkt eenvoudig. Maar met meer dan 340 gemeenten, elk met hun eigen verordeningen, vergunningverleners en bestuurlijke cultuur, is uniformering een opgave die niet van vandaag op morgen gerealiseerd is.

 

---

Ontwikkeling van een pragmatische aanpak voor stikstofberekeningen

Een veelbesproken knelpunt zijn de verplichte stikstofberekeningen (AERIUS). Gemeenten vragen deze berekeningen zelfs wanneer het evident is dat de drempelwaarde niet bereikt wordt. En in negen van de tien gevallen houdt de provincie geen toezicht op deze ingediende berekeningen; ze worden vooral uit zelfbescherming gevraagd, niet uit inhoudelijke noodzaak.

In Dronten werkt men aan een pragmatische aanpak waarbij de gemeente zelf per evenementenlocatie een natuurtoets uitvoert zodat organisatoren die op gemeentelijk terrein evenementen organiseren, die berekening niet individueel hoeven te maken.

De VVEM werkt ondertussen aan twee hulpmiddelen. Ten eerste een stoplichtmodel dat bij invoer van de kenmerken van een evenement aangeeft welke evenementen überhaupt een stikstofberekening nodig hebben. Ten tweede een rekentool die automatisch een officieel AERIUS-formulier genereert, op basis van eenvoudig in te voeren gegevens. De tool is in pilot bij een provincie en wordt dit jaar verder uitgerold.

---