IDEA als gids in de wereld van live: ‘We bieden houvast in een complexe sector’

Zomaar een doordeweekse middag bij Kumpany in de Amsterdamse Houthavens, waar we aanschuiven bij een gesprek tussen twee mensen uit de wereld van live-communicatie: Maarten Schram, directeur van branchevereniging IDEA en Jan Paul de Wildt, bestuurslid van IDEA en directeur van Kumpany. Zij praten over de groeiende rol van live-evenementen, de professionalisering van de sector en het keurmerk dat IDEA tot dé gidsfunctie voor opdrachtgevers maakt.

“De beste evenementen zijn die waar emotie en ratio optimaal samenkomen”, zegt De Wildt. “Een goed bureau bedenkt niet alleen iets prachtigs, maar organiseert het ook tot in de puntjes. Daarvoor moeten twee hersenhelften perfect samenwerken. Daarin ligt de kracht van onze sector.”

De kracht van live

Dat live-evenementen belangrijker zijn dan ooit, is voor beiden geen vraag. Schram: “In een steeds meer gedigitaliseerde wereld wordt het persoonlijke contact juist waardevoller. Die laatste twintig procent, waarin je elkaar echt ontmoet en beleeft, is niet te vervangen door een scherm. Het is het moment waarop een merk een onvergetelijke indruk kan maken.”

De Wildt herkent dat in zijn werk voor opdrachtgevers. “Live is complex en vaak een kostbaar instrument, maar tegelijk is het ook steeds belangrijker. Zeker nu mensen hybride werken en bedrijven moeite hebben om medewerkers of klanten écht te bereiken. Een creatief en strategisch ontworpen en goed georganiseerd event kan een magisch moment creëren dat alles bij elkaar brengt.”

Keurmerk als houvast

IDEA is veel meer dan een branchevereniging. Het is een keurmerk, gids, kennisplatform en innovatiemotor tegelijk. In een sector die onder hoge druk staat en waar emotie en ratio hand in hand moeten gaan, biedt IDEA houvast voor zowel bureaus als opdrachtgevers.

Zoals Schram het verwoordt: “Onze rol is om duidelijkheid te geven in een complexe wereld. We helpen opdrachtgevers de juiste keuzes te maken en we helpen bureaus zich verder te ontwikkelen.”

Een van de belangrijkste stappen van IDEA de afgelopen jaren is de introductie van het keurmerk. Schram vertelt: “Toen ik in 2013 directeur werd, sprak ik al de ambitie uit om een kwaliteitskeurmerk te ontwikkelen. Voor opdrachtgevers was het vaak een doolhof van aanbieders. Hoe weet je welk bureau kwaliteit biedt en betrouwbaar is? Het keurmerk biedt houvast.”

Keiharde garanties

Na een lange voorbereiding werd het keurmerk eind 2019 gelanceerd met de campagne ‘Choose Live, Choose Wisely’. “Dat sloeg meteen aan”, zegt Schram. “Bureaus wilden zich aansluiten, opdrachtgevers zagen de waarde. De afgelopen jaren zien we dat het keurmerk steeds vaker terugkomt in aanbestedingen, pitches en bureau-selectietrajecten als harde voorwaarde.”

Het keurmerk is meer dan een stempeltje, benadrukt De Wildt: “Er zitten keiharde garanties achter. Financiële degelijkheid, aansprakelijkheidsverzekering, juridische checks”

IDEA werkt met externe partijen die dit bij aanvang lidmaatschap en daarna tweejaarlijks toetsen. Zo weet een opdrachtgever dat je met een IDEA-bureau altijd een betrouwbare partner hebt.

Betere pitch-trajecten

Naast formats en checklists helpt IDEA opdrachtgevers ook heel concreet bij het opzetten en begeleiden van pitches.

Schram: “Een goede pitch valt of staat met een messcherpe briefing en een eerlijk speelveld tussen bureaus. Wij adviseren opdrachtgevers hoe ze dat het beste kunnen aanpakken. Denk aan een level playing field en het beperken van de shortlist tot drie serieuze kandidaten. Dat zorgt voor betere trajecten en uiteindelijk ook betere resultaten.”

Ook de juridische kant is onderdeel van de ondersteuning. “We werken samen met een extern advocatenkantoor dat contracten en overeenkomsten toetst”, zegt Schram. “Dat lijkt misschien een detail, maar voor bureaus en opdrachtgevers is het cruciaal. Zeker in de eventwereld, waar aansprakelijkheden groot kunnen zijn. Met het keurmerk garanderen we dat leden hun juridische zaken op orde hebben. Voor opdrachtgevers neemt dat veel onzekerheid weg.”

Toenemende complexiteit

Dat die zekerheid nodig is, heeft alles te maken met de groeiende complexiteit van de sector. “Vroeger zette je een artiest neer, regelde je de catering en had je een mooi event”, zegt De Wildt. “Nu is het een compleet ecosysteem geworden. Wet- en regelgeving nemen toe, duurzaamheidseisen worden strenger, idem voor veiligheid en de logistiek moet tot in de details kloppen. De lat ligt simpelweg veel hoger.”

Schram vult aan: “Als merk kom je tegenwoordig bij ieder evenement onder een vergrootglas te liggen. Denk aan veiligheid, data of maatschappelijke impact. Je kunt het je niet permitteren om fouten te maken. Een branchevereniging helpt daarbij: we bieden leden kennis, tools en richtlijnen om aan die hoge eisen te voldoen.”

IDEA als gidsfunctie

De stap van keurmerk naar gidsfunctie is volgens beiden een logische. Schram: “We willen niet alleen interne zaken voor bureaus regelen, maar juist ook opdrachtgevers helpen. Zij zoeken houvast in een complexe wereld. IDEA moet voor hen het eerste aanspreekpunt zijn, het entreeportaal naar de juiste bureaus.”

Die gidsrol vertaalt zich concreet in hulpmiddelen. ‘We hebben dus een pitch-checklist, formats voor briefings en organiseren inspiratiesessies. Opdrachtgevers krijgen zo de tools om beter voorbereid een bureau te selecteren.”

“En we helpen ze ook nadenken over DNA en cultuur: welk bureau past bij jouw organisatie en mensen? Want zo’n samenwerking is intens en werkt alleen als er echt een klik is en een match op organisatie en type opdracht.”

Inspirerende cases

Om de waarde van live tastbaar te maken, deelt IDEA praktijkvoorbeelden. Een van de cases die indruk maakte, was die van Team Rockstars IT. IDEA-bureau KAAT&CO won er vorig jaar nog meerdere Gouden Giraffes mee.

Schram: “Zij organiseerden een event in festival-setting voor medewerkers én potentiële nieuwe collega’s. Geen traditioneel feest, maar een event met inhoudelijke sessies, co-creatie en echte betrokkenheid. Het event was tegelijk employer branding, interne communicatie en werving. Dat laat zien hoe krachtig live kan zijn.”

Volgens hem is dat typerend voor de ontwikkeling van de sector: “Live wordt steeds vaker ingezet als strategisch instrument, niet alleen voor klanten maar ook voor medewerkers. In de strijd om talent zie je dat bedrijven evenementen organiseren om zich te profileren als aantrekkelijke werkgever. Dat gaat veel verder dan een leuk feest: het raakt direct aan de bedrijfsdoelstellingen want bedrijven kunnen via goede events goede mensen vinden.”

Duurzaamheid en innovatie

Een ander thema dat IDEA nadrukkelijk oppakt, is duurzaamheid. Schram: “Drie jaar geleden hebben we een duurzaamheidscommunity opgericht binnen IDEA; Green Ambassadors, met veelal jonge medewerkers van IDEA-bureaus, -partners en kennisinstellingen. Voor hen resoneert dit thema enorm. Inmiddels hebben we een EU-subsidie gekregen voor een accelerator programma waarmee we werken aan duurzame oplossingen en kennisdeling in de sector.”

De Wildt: “Dat is ook nodig. Grote opdrachtgevers verwachten dat je duurzaamheid niet alleen roept, maar ook kunt aantonen. Van vervoer tot materiaalgebruik: alles ligt onder een vergrootglas. IDEA helpt bureaus om daarin stappen te zetten en opdrachtgevers zekerheid te bieden.”

De toekomst: ratio en emotie

Waar gaat het naartoe? Voor De Wildt draait het uiteindelijk om één ding: geloof in de kracht van live. “Je kunt KPI’s opstellen en effectiviteit meten, maar die laatste 30 procent zit in emotie. Of het nu een personeelsfeest is, een klanten-event of een groot sponsormoment: je moet als merk geloven dat live de emotionele lading geeft die onmisbaar is. Dat is de kern: een bundel van passie en emotie.”

“IDEA helpt met de rationele kant - keurmerk, regels, gidsfunctie - maar uiteindelijk draait het erom dat je mensen raakt. De magie van live, dáár doen we het voor.”

Groeiende rol richting opdrachtgevers

Met inmiddels ruim zestig aangesloten bureaus vertegenwoordigt IDEA het merendeel van de top van de Nederlandse eventbranche. En dat is bewust, zegt Schram: “We kiezen niet voor kwantiteit, maar voor kwaliteit. Niet ieder bureau hoeft lid te worden. We willen juist die bureaus die zich herkennen in onze standaarden en die samen met ons de sector verder willen professionaliseren.”

Daarmee groeit ook de rol richting opdrachtgevers. “Als jij een nieuw reclamebureau zoekt, weet je ongeveer welke partijen in de top zitten”, zegt De Wildt. “Voor live is dat vaak nog een black box. IDEA wil hét portaal zijn waar je begint. Je weet: hier vind ik bureaus die betrouwbaar zijn, die kwaliteit leveren en die mij kunnen helpen om van live een succes te maken.”