Geïntegreerde eventmanagement platforms scheppen orde in de chaos

Het eventtechnologielandschap is de afgelopen twee jaar razendsnel veranderd, concludeerde het invloedrijke onderzoek- en adviesbureau Forrester in januari van dit jaar. Zelfstandige platforms voor virtuele evenementen hebben het moeilijk gehad, omdat toonaangevende aanbieders de mogelijkheden van hun platform hebben uitgebreid met een ​​breder scala aan functionaliteiten voor meer typen evenementen.

Lappendeken 

Waar organisatoren nog enkele jaren geleden werkten met een lappendeken van losse applicaties, zien we nu een duidelijke trend naar alles-in-één platforms die alle aspecten van eventmanagement centraliseren.

Deze transitie is nog niet voltooid, want uit hetzelfde onderzoek blijkt dat 22 procent van de grote bedrijven nog steeds gebruik maakt van zes of meer eventtools voor de organisatie van één evenement. Denk aan een registratietool voor aanmeldingen, een aparte app voor networking, een CRM voor leadmanagement, een platform voor virtuele elementen en nog diverse andere systemen voor specifieke taken.

Vaak hebben deze tools overlappende functionaliteiten en is de onderlinge integratie moeizaam of onmogelijk gebleken. Deze gefragmenteerde aanpak leidt tot data-silo's, dubbele invoeren, koppelingsperikelen en inconsistente rapportages.

Recente ontwikkelingen 

Een andere Amerikaanse grootmacht op het gebied van marktonderzoek in de technologiesector, Future Market Insights, constateert dat de transitie naar geïntegreerde platforms is versneld door drie recente ontwikkelingen.

Ten eerste dwong de coronapandemie organisatoren om snel hybride en virtuele capaciteiten toe te voegen aan hun bestaande toolkit, waardoor de complexiteit sterk toenam. Ten tweede stonden eventbudgetten steeds meer onder druk, waardoor consolidatie van leveranciers financieel aantrekkelijk werd. Ten derde werd sterk ingezet op data-gedreven besluitvorming, waarbij de opeenstapeling van tools het onmogelijk maakte om een 360-graden overzicht op events te krijgen.

Forrester voegt in haar 2024 Wave-rapport nog toe dat organisaties die kiezen voor alles-in-één platforms niet alleen kosten besparen, maar ook betere deelnemers-ervaringen leveren en sneller kunnen schalen naar verschillende eventformats. De mogelijkheid om real-time data van registratie, engagement en post-event analyses in één dashboard te combineren, is een belangrijke vooruitgang voor bedrijven die strategische beslissingen met betrekking tot hun evenementenbeleid willen nemen.

Nieuwe technologie

Ook de snelle technologische ontwikkelingen spelen de opkomst van alles-in-één platforms in de hand. De huidige generatie eventtech-platforms bieden vaak 'no-code' configuratiemogelijkheden. Dat laatste maakt het mogelijk om eenvoudige koppelingen te leggen naar andere systemen, zoals bestaande CRM-systemen. Daarnaast vereenvoudigt het de data-migratie, al blijft de transitie van meervoudige tools naar een platform een complexe uitdaging.

De moderne microservices-architectuur van software is eveneens een belangrijke katalysator. Hierbij wordt een grote applicatie opgedeeld een verzameling mini-applicaties die via API-koppelingen met elkaar communiceren. Dit verhoogt de schaalbaarheid van alles-in-één eventmanagementplatforms, waarbij organisaties kunnen beginnen met basisfunctionaliteit en uitbreiden naarmate hun behoeften groeien. Zo is het niet meer nodig om bij groei gedwongen te moeten migreren naar meer uitgebreide, duurdere platforms met een nieuwe, vaak langdurige learning curve.

Samenvattend kun je stellen dat eventsoftware langzamerhand een volwassen status heeft bereikt vergelijkbaar met kantoorsoftware. De keuze voor een (vrijwel) allesomvattend systeem biedt zowel op het gebied van kosten, integraties en training grote voordelen. Soms bieden nieuwe tools innovatieve functionaliteiten, maar die worden na zich in de praktijk te hebben bewezen vaak later toegevoegd aan de bestaande platforms.

AI-gestuurde functionaliteiten

Naast de hierboven geschetste ontwikkeling gaat hand-in-hand met de doorontwikkeling van AI-functionaliteiten die garen spinnen bij al die centraal geaggregeerde data.

Op dit moment speelt de kunstmatige intelligente component vooral een adviserende rol. Zo kunnen evenmanagement-platforms nu automatisch sessies aanbevelen, doelgroep-specifieke communicatie uitwerken of deelnemers matchen op basis van interesses.

Een volgende stap is personalisatie op schaal, waarbij de geïntegreerde platforms volledige bezoekers-journeys kunnen tracken en daarop kunnen reageren met gepersonaliseerde content, aanbevelingen en follow-up. Zogeheten unified attendee profiles leggen het gedrag vast van specifieke bezoekers over diverse evenementen heen en dat bij voorkeur real-time zodat direct passende actie kan worden ondernomen. Real-time sentiment-analyses zijn ook een organisatie-tool om nog tijdens het evenement bij te sturen.

NFT Ticketing 

Hoewel blockchain en NTF (Non-Fungible Token) moeilijk grijpbare begrippen blijven en er sprake was van enige stilte na de hype, kunnen deze technologieën nog altijd een belangrijke rol gaan spelen, met name op het gebied en ticketing.

NFT-ticketing kan een aantal van de huidige problemen bij met name festivals en concerten oplossen, zoals 'scalping', het op grote schaal inkopen van toegangskaartjes en doorverkopen tegen fors hogere prijzen.

In tegenstelling tot een papieren of digitaal PDF-ticket krijgt de koper een uniek digitaal eigendomscertificaat op zijn of haar telefoon, dat beveiligd is opgeslagen in een speciale internetdatabase (de blockchain). Dit digitale ticket is niet zomaar te kopiëren, door te verkopen of te vervalsen, omdat het altijd traceerbaar en controleerbaar is. Organisatoren bepalen zelf de regels door bijvoorbeeld een maximumdoorverkoopprijs in te stellen.

Langdurige waarde

Met NFT-ticketing verzamelen organisatoren en marketeers ook extra data tijdens de hele levencyclus van een ticket. Ze kunnen precies analyseren wie wanneer tickets doorverkoopt, welke doelgroep het meest geëngageerd is en hoe secundaire markten hun events beïnvloeden. Deze data ondersteunt de strategische besluitvorming voor toekomstige evenementen en targeted marketing.

In combinatie met POAP (Proof of Attendance Protocol) transformeren NFT-tickets zelfs van toegangspas tot digitaal bezit die langdurige waarde en engagement creeërt. Dat is niet alleen interessant voor publieksevenementen, maar heeft ook toepassingsmogelijkheden bij zakelijke evenementen.

Organisatoren van business events kunnen exclusieve NFT-badges uitgeven die toegang bieden tot follow-up webinars, premium content of VIP-behandeling bij toekomstige evenementen. In die zin kun je het zien als een digitale loyalty card, maar dan één die geautomatiseerd veel meer data verzameld van de gebruiker.

Bezoekersdashboard 

De steeds vollere toolbox voor het verzamelen van data van specifieke bezoekers, legt ook een grotere verantwoordelijkheid bij organisatoren. Dat gaat verder dan de privacyregelgeving. Een belangrijke overweging is om eenieder toegang te geven tot zijn of haar dashboard en daar voordelen aan te koppelen voor optimale transparantie en engagement.

Ook is het belangrijk om de digitale beloftes gestand te blijven doen. Zo beloofde Tomorrowland dat kopers van NTF-tickets het recht hadden op zes festivaltickets per jaar en zette dat later om naar twee tickets, wat de organisator veel kritiek opleverde.

 

---

Duurzaamheidstracking 

Hoewel veel technologische ontwikkelingen gericht zijn op personalisatie van de bezoeker/deelnemers-ervaring, is ook duurzaamheid steeds meer een kern-onderdeel van eventmanagement platforms. Platforms integreren nu carbon footprint tracking, paperless workflows en eco-analytics als standaardfunctionaliteiten. Organisatoren kunnen daarmee real-time de milieu-impact van hun events meten en bijsturen en duurzaamheidsrapportages voor stakeholders genereren.

---