Eventtechnologie in 2026 van efficiëntie naar echte impact

Eventtechnologie verandert snel en schuift op naar een mensgerichte, slimme en datagedreven aanpak. Volgens Ruben Onderdelinden, founder van Lively Tech Agency, staat 2026 voor een kantelpunt. Technologie ondersteunt niet langer alleen de organisatie, maar wordt bepalend voor de waarde, relevantie en impact van een event.

De ontwikkeling binnen eventtechnologie laat steeds duidelijker zien dat de rol van tools verandert. Waar technologie jarenlang vooral werd ingezet om processen te ondersteunen, wordt zij nu gebruikt om de ervaring van deelnemers te versterken.

Dat merkt Ruben Onderdelinden ook in de praktijk. Met Lively Tech Agency helpt hij organisaties bij het inzetten van bestaande tools en het koppelen daarvan tot één goed functionerend geheel. Vanuit die positie ziet hij hoe de markt zich langs twee lijnen ontwikkelt: zelfstandige tools die razendsnel innoveren en geïntegreerde systemen die samen één consistente eventervaring vormen.

Technologie inzetten vanuit gedrag

Tegelijk verschuift de manier waarop organisatoren technologie inzetten: niet langer vanuit functionaliteit, maar vanuit gedrag. Deelnemers komen minder voor inhoud en steeds meer voor ontmoeting, terwijl juist die nieuwe ontmoetingen te weinig tot stand komen.

Volgens Onderdelinden ligt daar een enorme kans. Wie technologie benut om relevante interacties te faciliteren, haalt merkbaar meer waarde uit een event. Die ontwikkeling verandert de strategie achter zakelijke evenementen zichtbaar.

Hij ziet bovendien dat de beschikbare data steeds slimmer wordt benut, mede dankzij betere koppelingen tussen eventsoftware en CRM-systemen. Die data wordt steeds meer gefaseerd verzameld, zodat deelnemers beter begrijpen waarom ze bepaalde informatie moeten invullen. AI speelt daarbij een cruciale rol: het zorgt ervoor dat op het juiste moment in de klantreis alleen relevante vragen worden gesteld en analyseert alle gegevens voor een gerichtere, meer persoonlijke programmering.

Rol van bureaus verandert

De verschuivingen die Onderdelinden schetst, veranderen ook de rol van bureaus. Lively Tech Agency werkt met internationale technologiepartners en heeft specialisten die tools inrichten, koppelingen leggen en zorgen dat alles op locatie draait zoals het moet. Dat zorgt voor overzicht en rust. “Ze vinden het fijn dat er één partij de regie houdt,” legt hij uit.

Lively Tech Agency neemt niet alleen de technische inrichting uit handen, maar adviseert ook over de keuze voor de juiste tools en welke koppelingen daadwerkelijk waarde toevoegen. Omdat ze geen eigen software bouwen, kan het bedrijf volgens Onderdelinden onafhankelijk adviseren en altijd kiezen voor de oplossing die het beste past bij het doel van het event. Die neutraliteit blijkt voor veel organisaties een belangrijk voordeel.

Onderdelinden benadrukt dat technologie altijd ondersteunend blijft. Een goed event begint bij menselijkheid en helder ontwerp. “Technologie versterkt dat, maar vervangt het nooit.” De toekomst ligt volgens hem in de combinatie van structuur, relevantie en ruimte voor spontane ontmoetingen.

Volwassenheidsfase breekt aan

Onderdelinden ziet een sector die een duidelijke volwassenheidsfase ingaat. Events worden persoonlijker, slimmer en beter meetbaar. Matchmaking wordt minder afhankelijk van toeval. Data krijgt meer betekenis. AI wordt een praktische partner in het navigeren door het programma. Toch blijft de menselijke factor leidend.

“Het gaat om verbinding en om het halen van het maximale uit een event,” zegt hij. Technologie maakt dat mogelijk, maar het doel blijft hetzelfde: mensen bij elkaar brengen op een manier die ertoe doet.

 

---

‘Het creëren van ontmoetingen vereist sturing’

Volgens Ruben Onderdelinden wordt verbinding de komende jaren de bepalende factor voor de waarde van een fysiek event. “Het meest onderscheidende van een fysiek event is het leggen van nieuwe contacten”, vertelt hij.

Toch ziet hij dat deelnemers vooral met bekenden praten en daardoor veel kansen missen. Een netwerkapp blijkt daarvoor niet voldoende. De verwachting dat deelnemers daar vanzelf nieuwe gesprekspartners vinden, is volgens hem niet realistisch.

Veel events leunen bovendien nog sterk op informatieoverdracht, terwijl deelnemers die inhoud tegenwoordig op talloze andere plekken kunnen vinden. De echte meerwaarde van een live event ontstaat volgens hem pas wanneer ontmoeting met dezelfde zorg wordt ontworpen als het inhoudelijke programma.

Steeds meer organisatoren ontdekken dan ook dat een ontmoeting niet aan het toeval kan worden overgelaten. Het vereist sturing, structuur en momenten die bewust ruimte maken voor nieuwe gesprekken. Niet als speelse toevoeging, maar als strategisch onderdeel van het event.

AI Netwerk Roulette

Een voorbeeld van AI-gestuurde matchmaking is de AI Netwerk Roulette, het netwerkonderdeel dat Lively Tech Agency recent heeft gelanceerd.

“Deelnemers ontmoeten elkaar op grote roulettetafels die we op de grond hebben liggen. Op hun telefoon zien ze bij welk nummer ze een meeting hebben”, legt Onderdelinden uit. De matches worden automatisch samengesteld op basis van relevante profielen en gepland op momenten waarop mensen toch al samenkomen, zoals tijdens de lunch.

Die combinatie van speelsheid en doelgerichtheid blijkt effectief. “Het wordt heel goed ontvangen”, zegt hij. Deelnemers ontmoeten sneller nieuwe mensen, en organisatoren kunnen gericht sturen op waardevolle interacties. Het concept laat volgens hem zien hoe technologie ontmoetingen kan versterken zonder de sociale dynamiek te verstoren.

Benutten van informele momenten

Daarnaast ziet Onderdelinden dat een eventdag vol zit met kleine contactmomenten die nu nauwelijks worden benut. “Bij de eerste kop koffie, in de zaal, in de bus van A naar B: dat zijn allemaal momenten waarop je iemand zou kunnen ontmoeten die voor jou waardevol is.” Nu hangt dat vooral van toeval af.

Lively Tech Agency onderzoekt hoe technologie deelnemers subtiel kan begeleiden, zodat ze juist op die momenten in de buurt komen van iemand met wie ze een relevant gesprek kunnen voeren. Niet door mensen te sturen, maar door kansen zichtbaar te maken op momenten waarop deelnemers toch al samenkomen. Zo ontstaat volgens Onderdelinden ‘een soort rode draad door het event’, waarbij technologie de interactie ondersteunt zonder die over te nemen.

---

 

‘Voor het eerst ontstaat een compleet beeld van wat een evenement op de langere termijn oplevert’ 

“Het was voor bedrijven heel lastig om inzicht te krijgen in wat events opleveren”, zegt Ruben Onderdelinden. Organisaties verzamelden jarenlang wel data, maar die belandden zelden in hun CRM-systemen. Daardoor bleef de eventwaarde ongrijpbaar en moeilijk te verdedigen bij budgetbeslissingen.

Dat verandert nu snel. “We merken dat er een flinke slag wordt gemaakt. Er zijn betere koppelingen mogelijk tussen eventsoftware en CRM-systemen, waar uiteindelijk wordt bijgehouden hoeveel omzet er wordt gegenereerd.”

Voor het eerst ontstaat een compleet beeld van wat een evenement op de langere termijn oplevert. Sessiebezoek, interesses en ontmoetingen worden steeds vaker vastgelegd in attributiemodellen die inzicht geven in het aandeel van een event in latere omzet of leadontwikkeling. “Je kunt inzichtelijk maken wat het aandeel is geweest van events,” vertelt Onderdelinden. Daarmee verschuift eventtechnologie van kostenpost naar strategisch instrument.

Nieuwe datastromen, nieuwe verantwoordelijkheden

Die groeiende meetbaarheid vraagt ook iets van deelnemers. “Mensen moeten weten waarom ze iets moeten delen over zichzelf”, stelt Onderdelinden. Het aantal vragen bij de registratie wordt daarom minder. Extra vragen worden pas gesteld wanneer ze functioneel zijn, bijvoorbeeld zodra iemand de app opent of een AI-chat start. Deelnemers blijken vooral bereid informatie te delen wanneer ze begrijpen wat ze ervoor terugkrijgen: betere aanbevelingen, gerichtere matches en een programma dat aansluit op hun interesses. Transparantie wordt daarmee essentieel. Data wordt een middel om de ervaring te verbeteren, niet een verplichting die vooraf ingevuld moet worden.

---

 

AI als begeleider 

AI groeit uit tot een nieuwe begeleidende laag binnen events. Waar AI voorheen vooral abstract bleef, wordt het nu een praktische en concrete functie binnen event-apps.

Ruben Onderdelinden verwacht dat vrijwel elk platform een geïntegreerde AI-chat krijgt die verder gaat dan het beantwoorden van vragen. “Zo’n chatfunctie gaat proactief helpen om te voorkomen dat mensen interessante sessies missen”, legt hij uit.

AI leert van wat deelnemers delen en bouwt een profiel op dat verder gaat dan basisinformatie. Het systeem kijkt naar interesses, uitdagingen en eerder gemaakte keuzes. Op basis daarvan kan het relevante sessies aanbevelen.

De kwaliteit daarvan staat of valt volgens hem met context. “Net als in GPT: als je weinig context geeft, krijg je een te generiek antwoord.” Daarom moet informatie stapsgewijs worden verzameld. Die inzichten geven organisatoren bovendien zicht op patronen in het gedrag van deelnemers, waardoor zij programma’s gerichter kunnen verfijnen.