Duurzame meetings beginnen vóór de eerste boeking

MPI Nederland bracht op 30 maart eventprofessionals samen in Grand Hotel Huis ter Duin in Noordwijk voor een middag vol concrete inzichten en scherpe discussie over het verlagen van de CO2‑voetafdruk in de hele meetingsketen. EY laat zien hoe verduurzaming in de eigen bedrijfsvoering werkt. ATPI maakt duidelijk hoe data de effecten inzichtelijk maakt. Samen concluderen sprekers en deelnemers dat de sector nog volop bezig is het ‘playbook’ voor duurzame events te schrijven.

De bijeenkomst is nadrukkelijk interactief: regelmatig gaan er vragen de zaal in. Zoals: “Welk deel van de CO2‑voetafdruk van een internationaal event heeft te maken met reizen van en naar de locatie?” De meerderheid schat meer dan 50 procent, maar in werkelijkheid ligt dat aandeel bij internationale events vaak boven de 75 procent, vertelt Janneke van Aartrijk, Sustainability Events Manager bij ATPI.

Claudy te Boome, Senior Manager Corporate Responsibility & Sustainability bij EY, maakt die impact tastbaar met het Global New Partner Programme, een jaarlijks groot evenement waarbij nieuwe partners mede‑eigenaar van het bedrijf worden. Elke editie is goed voor ongeveer 6.000 ton CO2-uitstoot. Dat is vergelijkbaar met de jaarlijkse uitstoot van ongeveer een zeventiende van alle Nederlandse huishoudens en 300.000 bomen moeten een jaar groeien om dat te compenseren. Een Nederlandse medewerker die alleen al naar zo’n event vliegt – vaak in businessclass – stoot daarmee ongeveer 80 procent uit van wat een Nederlander gemiddeld in een heel jaar aan CO2 veroorzaakt.

Meten, reduceren, dan pas compenseren

Van Aartrijk presenteert ATPI HALO als tool die de data achter zakelijke reizen en events zichtbaar maakt. De aanpak bestaat uit drie onlosmakelijk verbonden stappen: meten, reduceren en pas daarna compenseren.

Alleen aan het einde van een event emissies compenseren – de bekende carbon offset – en denken dat je het daarmee hebt afgedaan, schiet tekort, stelt Van Aartrijk. Het echte werk zit in de keuzes die je vóór en tijdens de organisatie maakt: vluchtklasse, vliegtuigtype, verhouding businessclass versus economy; al die variabelen bepalen de uiteindelijke uitstoot en zorgen ervoor dat de uitkomst vooraf flink kan afwijken van de meting achteraf.

Een rode draad in haar verhaal: ‘data is messy’. Niet alle leveranciers leveren dezelfde informatie aan en sommige komen met kant‑en‑klare berekeningen waarvan de onderliggende methode onduidelijk is. Wie appels met appels wil vergelijken, heeft daarom één standaard meetmethode en bij voorkeur ISO‑gecertificeerde tools nodig. ATPI werkt hiervoor samen met een externe partij die de berekeningen met een vaste methode uitvoert.

Het basisjaar: meer dan een rekensom

Veel organisaties worstelen met het vaststellen van een referentiejaar voor hun duurzaamheidsdoelen. De COVID‑jaren 2020 en 2021 waren zo afwijkend dat ze geen representatief gemiddelde bieden, waardoor ATPI regelmatig wordt gevraagd om een realistisch basisjaar te herberekenen.

Te Boome laat zien hoe dat er bij EY uitziet. Wereldwijd hanteert de organisatie een science‑based target van 50 procent reductie ten opzichte van 2019. In Nederland betekent dat dat er nog 15 procent extra reductie nodig is vóór 2030. Dat percentage verschilt per land. Teams in bijvoorbeeld Zwitserland, die veel voor grote, internationaal opererende financiële dienstverleners reizen, hebben simpelweg meer vliegkilometers en dus een hogere lat.

 

Koplopers wachten niet op regelgeving

De CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) duikt meerdere keren op in de discussie. Vooral grote bedrijven met een omzet boven de 50 miljoen euro voelen toenemende regeldruk en stellen hun leveranciers en dienstverleners meer en scherpere vragen over duurzaamheid. Die groep is vaak ook het verst, omdat ze er al jaren gericht in investeren. Maar de aanwas groeit: steeds meer partijen realiseren zich dat er regelgeving en rapportage‑eisen aankomen.

Heeft duurzaamheidsbeleid op zaken als catering, locatie en drukwerk eigenlijk nog zin als drie kwart van de CO2-uitstoot al vastligt in de vliegtickets? De leden van MPI Nederland vonden van wel en daarom werden er via stellingen, cases en rondetafelgesprekken tips en creatieve oplossingen verzameld. Bijvoorbeeld een give-away buffet om meer maatwerk en daarmee minder afval te realiseren.

Wel was een terugkerende tegenvraag vanuit de zaal bij de voorgelegde cases: wat is de doelstelling van het evenement? Die blijft immers het meest bepalend of een verduurzamingsoplossing acceptabel is.

De meest duurzame bedrijven wachten die wetgeving niet af, benadrukken Te Boome en Van Aartrijk. EY werkt met een wereldwijd reductiedoel dat streng wordt gemonitord en maakt die belofte publiek. “Onze grote baas overall wil echt niet over twee jaar in het jaarverslag zetten dat we er nog steeds niet zijn”, zegt Te Boome. Zulke publieke beloftes creëren een interne druk die effectiever blijkt dan veel externe regels.

Tegelijkertijd wijst een deelnemer op een wrange paradox: de grootste vervuilers – internationaal opererende corporates – genereren ook de meeste middelen om hun uitstoot te reduceren en te compenseren. Ondertussen staan eventleveranciers die hun bedrijfsvoering wél verduurzamen vaak onder zware margedruk.  De inspanning zou eigenlijk groter moeten zijn naarmate je groter bent.

De supply chain in beeld brengen

Een van de meest concrete inzichten uit de EY‑case is hoe de organisatie de eigen supply chain onder de loep neemt. Voor het eerst heeft EY Nederland in het jaarverslag expliciet de emissies uit de toeleveringsketen opgenomen, dus van alle ingekochte producten en diensten. De eerste stap was volledig gebaseerd op financiële data, vermenigvuldigd met standaard emissiefactoren: geen perfect beeld van wat leveranciers werkelijk doen, maar wel een bruikbare kaart van waar de grootste impact zit.

De volgende stap is een verschuiving van een spend‑based naar een activity‑based aanpak. EY gaat daarvoor met de grootste leveranciers aan tafel om specifieke emissiedata op te halen. Wereldwijd bleek Microsoft de grootste leverancier en dus de logische eerste gesprekspartner.

Voor de eventbranche betekent dit: weet met welke locaties en leveranciers je de meeste impact kunt maken, begin daar en vraag actief om ESG‑scorecards of certificeringen. Dat voorkomt ook dat elke klant opnieuw een eigen vragenlijst moet opstellen.

Duurzaamheid begint in de ontwerpfase

Veel duurzaamheidskeuzes worden al in de designfase van een event genomen en zijn later nauwelijks nog terug te draaien. Te Boome illustreert dat met een voorbeeld: medewerkers die graag met de trein naar een event in Berlijn wilden reizen, ontdekten te laat dat de programmatijden niet aansloten op de reistijden. Als het programma twee uur later was begonnen, had iedereen daadwerkelijk met de trein gekund.

Daarom is het essentieel om duurzaamheidsdoelstellingen al in de eerste briefing mee te nemen en direct te koppelen aan programmering en locatiekeuze. Denk aan centraal gelegen locaties die de totale reisafstand beperken, aan twee kleinere regiobijeenkomsten in plaats van één internationale bijeenkomst en – als je toch internationaal gaat – aan programma’s waarbij deelnemers langer blijven, zodat de reisinvestering meer waarde oplevert.

Mensen bewegen: inzicht en gesprek

“Duurzaamheid werkt niet via verboden, maar via bewustzijn”, stelt Te Boome. EY laat medewerkers daarom reisdata op accountniveau zien, zodat zichtbaar wordt voor welke klant het meest wordt gevlogen, en bespreekt best practices tussen kantoren.

Zo besloot een collega die normaal drie keer per jaar naar Zuid‑Afrika vloog, om één langere reis te maken en lokale collega’s te trainen, waardoor ze voortaan nog maar één keer per jaar hoeft te gaan.

Dat soort keuzes komt niet vanzelf tot stand. Ze vragen om data die mensen in staat stelt kritisch na te denken én om een cultuur waarin mensen zich durven uitspreken. EY organiseert daarvoor onder meer Climate Fresh‑workshops, een interactief kaartspel over klimaatverandering, en merkt dat deelnemers daarna anders naar hun keuzes kijken; zelfs naar iets ogenschijnlijk kleins als het buffet na afloop.

Een Zwitserse collega van Te Boome ging nog een stap verder met één‑op‑één gesprekken met frequent flyers. Niet als controle, maar als uitnodiging om samen naar opties te kijken. Bijvoorbeeld om te laten zien dat andere collega’s bij vergelijkbare klanten maar half zoveel reizen.  

CO2 is maar het halve verhaal

Tot slot benadrukt Te Boome dat duurzaamheid verder gaat dan de ‘groene kolom. Inclusiviteit staat net zo hoog op de agenda: kunnen alle deelnemers meedoen, ongeacht mobiliteit, taal of culturele achtergrond, en zijn locaties, vertalingen en visuele ondersteuning daarop ingericht?

Daarom kiest EY waar mogelijk bewust voor locaties met een PSO‑certificaat (sociale onderneming), ook al vraagt dat extra inspanning binnen strak ingerichte inkoopsystemen. Leveranciers worden standaard gevraagd een code of conduct te ondertekenen met aandacht voor milieu en mensenrechten. Een hygiënefactor, zo klonk het, misschien niet spectaculair, maar wel onmisbaar.  

 

---

Drie conclusies om mee te nemen

1. Begin met meten, niet met compenseren. Zonder data geen strategie: zorg voor een realistisch basisjaar, meet consequent met één methode en weet waar de grootste impact zit – vaak in de reizen.

2. Neem duurzaamheid op in de designfase. Als locatiekeuze en programmatijden al vaststaan vóórdat duurzaamheidsdoelen zijn geformuleerd, laat je kansen liggen om de CO2‑uitstoot structureel te verlagen.

3. Maak het persoonlijk en bespreekbaar. Dashboards helpen, maar het echte verschil ontstaat in gesprekken met medewerkers, leveranciers en deelnemers. Mensen veranderen hun gedrag niet omdat het moet, maar omdat ze het begrijpen.

---