‘Durven we de slechtste gewoonte van het congres los te laten voor de goedkoopste verbetering die er is?'

De ene techniek die elke bijeenkomst beter maakt, kost niets, vraagt geen training en past op elke zaalopstelling. Dat is de stelling waarmee Maarten Vanneste een internationaal gezelschap van meeting- en eventprofessionals drie uur lang aan het denken zet. Zijn boodschap is even eenvoudig als ongemakkelijk: stop met de Q&A, en laat deelnemers met elkaar praten over het onderwerp.

Vanneste hoeft zich in het gezelschap, dat MPI Belgium op 19 juni in Dolce La Hulpe Brussels bijeen heeft gebracht, nauwelijks voor te stellen. Hij begon met zijn bedrijf Abbit Meeting Support in 1982 als audiovisuele dienstverlener en raakte vervolgens steeds meer gepassioneerd over wat hij ‘Meeting Architecture’ ging noemen, de discipline die hij vastlegde in zijn gelijknamige manifest. Hij schreef het standaardwerk over multi-hub meetings, richtte de FRESH Conference op, ontving de IMEX Academy Award en de MPI RISE Award, en verkocht uiteindelijk zijn bedrijf om zich geheel te richten op zijn Meeting Design Institute.

Wat overbleef, vertelt hij, was een ergernis: al die jaren van verfijnde meeting design hadden iets opgeleverd dat te ingewikkeld, te duur en te slecht schaalbaar was. "Ik zocht naar het simpelste, goedkoopste ding dat iedereen kan doen en dat alles verandert."

Dat ding heet CAT: Conversation About the Topic.

Opbouw in vijf vragen

Vanneste bouwt zijn betoog niet op met slides maar met vragen aan de zaal. De eerste: wat is het enige dat je niet kunt weglaten bij een bijeenkomst? Doelstelling, locatie, techniek, programma, sprekers: stuk voor stuk belangrijk, maar stuk voor stuk weglaatbaar. Een bijeenkomst zonder deelnemers bestaat niet. De deelnemers zijn de enige onmisbare component, en dus, redeneert hij, moeten we ons meeting ontwerp op hen richten.

Waarom komen die deelnemers? De zaal levert moeiteloos de drie behoeften aan: leren, netwerken en motivatie. Vanneste plaatst ze in de traditie van de ROI-piramide van Jack Phillips en Elling Hamso, met één eigen ingreep: hij splitst leren en netwerken af als twee wezenlijk verschillende dingen. ‘Je doet andere dingen voor netwerken dan voor leren.’

Het scharnier van het hele verhaal

De derde vraag is het scharnier van het hele verhaal: wat is de unieke kracht van een bijeenkomst? Het antwoord, na overleg aan de tafels: menselijke tijd, menselijk contact, vertrouwen dat je alleen opbouwt als je iemand echt ontmoet. Dat is volgens Vanneste de gouden kern van de sector. Leren kan inmiddels overal: online, via een videoplatform, desnoods via een AI-assistent. Mensen fysiek samenbrengen rond een gedeelde expertise kan nergens anders. ‘Dat is onze unieke verkooppositie. Uniek krachtig.’

En precies dáár, vervolgt hij, laten we het liggen. Vraag vier: wat doen we eigenlijk om dat netwerken te verbeteren? Het eerlijke antwoord is: bijna niets. We vertrouwen op serendipiteit; de koffiepauze als netwerkmoment. Maar in die pauze loopt iedereen naar de mensen die zij al kent. Een nieuwe persoon ontmoeten is volgens Vanneste een veelvoud waard van een gesprek met een bekende, juist omdat er iets nieuws uit kan voortkomen: een project, een klant, een idee, een vriendschap. Toch laten we het over aan toeval.

De ontmaskering van de Q&A

Vraag vijf leidt naar de kern. Welke interactietechniek werkt het best? Niet een spel, niet een stemming, niet een opdracht; al die dingen hebben hun waarde, maar het beste is simpelweg met elkaar praten. En wat doen we in plaats daarvan, op vrijwel elk congres ter wereld? De Q&A.

Vanneste serveert deze techniek om te komen tot interactie in zijn geheel af. De Q&A is volgens hem de slechtste techniek die de sector heeft, en tegelijk de meest gebruikte. In een zaal van duizend mensen praten één of twee personen met de spreker en de rest luistert passief mee.

Er is nauwelijks activatie en geen interactie. “En de mensen die wél de microfoon pakken, stellen vaak geen vraag”, betoogt hij. “Ze doen een uitspraak, omdat ze eigenlijk vinden dat zij zelf op het podium hadden moeten staan en willen hun expertise tonen."Ik word er emotioneel van. We verspillen er elke keer vijf minuten aan."

Pleidooi voor Conversation About the Topic

Het alternatief zat volgens hem al die tijd verstopt ín de Q&A. CAT staat tegenover Q&A als een spiegelbeeld: ‘Conversation About the Topic’ in plaats van ‘Questions and Answers’.

Het idee is dat de mensen in een sessie geen willekeurige groep zijn, maar wat Vanneste ‘perfect strangers’ noemt: mensen die elkaar niet kennen, die elkaar in het dagelijks leven nooit zouden tegenkomen, maar die op dit moment, in deze zaal, zijn gefilterd op precies dezelfde interesse.

Hen tien minuten met elkaar over het onderwerp laten praten is volgens hem de snelste en kwalitatief beste manier van netwerken die bestaat. Je hoort meteen wie iemand is, wat hij weet, of deze persoon een antwoord heeft op je vraag. "De snelste manier om iemand te leren kennen is niet aan de bar met een biertje", vult Vanneste erbij aan.

Kostenloos en schaalbaar

Het mooiste aan CAT, in Vannestes redenering, is dat het niets kost. Geen facilitator, geen training, geen apparatuur, geen budgetregel op de factuur. Het schaalt van vijf mensen aan een tafel tot een zaal van vierduizend, en het werkt bij elke opstelling – ook in een auditorium, waar mensen zich omdraaien naar de rij achter hen; degene naast hen is vaak iemand die ze al kennen, verduidelijkt Vanneste.

Het basisscript dat hij met de deelnemers aan de MPI-meeting uitwerkt, ziet er zo uit. Neem een sessie van een uur met één spreker. Knip de presentatie in drie blokken van tien minuten, met daartussen telkens een CAT-moment waarin de zaal aan tafels het zojuist gehoorde bespreekt. Vertel de spreker dat hij een presentatie van dertig minuten geeft, in drie delen, ook al staat de sessieduur voor een uur op het programma. Reken op ongeveer één slide per minuut, en geen animaties. Een tafel van vijf is optimaal: vier ‘perfecte vreemden’ plus jezelf, drie gespreksrondes van tien minuten lang. Bij tafels van drie of vier zakt het aantal nieuwe contacten te ver weg.

Is de praktijk zo eenvoudig?

De deelnemers twijfelen of dit zo sec doorgevoerd kan worden in de praktijk. Is menig spreker hier wel voor in, en toe in staat? Mogelijke aanpassingen komen ter tafel zoals een introductieronde, expliciete feedback van de CAT-groepen aan de spreker, muziek, een uitdaging met een prijs of een moderator.

Allemaal prima, zegt Vanneste, maar het is bijzaak. Het punt is: doe éérst CAT in elke sessie, en ga pas daarna sleutelen. "Als je dit niet doet in elke presentatie, maak je een fout."

Het kan ook ten faveure zijn van een ander type spreker, komt uit de groep. Niet de keynote-performer met zijn vaste verhaal, maar de echte expert die met passie over het onderwerp praat en feedback uit de zaal wíl. Er zijn ook voordelen voor de spreker, haalt Vanneste nog aan. Die kan zich even ontspannen tijdens een CAT-moment, of rondlopen en beschikbaar zijn voor vragen, of zich gewoon op het volgende blok voorbereiden.

De rekensom ter onderbouwing 

Om opdrachtgevers te overtuigen, zet Vanneste een financiële oefening neer. Wat is één goede nieuwe connectie waard? Onderzoeken lopen sterk uiteen: van een gemiddelde rond de 1.500 euro tot bedragen van 30.000 tot 100.000 euro, en in sommige sectoren kan één nieuw contract miljoenen per jaar opleveren.

Een congres met enkel Q&A levert een deelnemer naar schatting een handvol betekenisvolle nieuwe contacten op – de aanwezigen gokten op getallen tussen twee en vijfentwintig, en landen op een gemiddelde van ruwweg vijf. Een congres met CAT levert er in Vannestes rekensom zo’n veertig contacten op. Opgeschaald naar een volledig meerdaags congres met meerdere CAT-sessies komt hij uit op een claim van twintig keer meer waarde gegenereerd door nieuwe contacten.

Hier is een kanttekening op zijn plaats, en Vanneste maakt die zelf ook. "Het is gewoon een voorbeeld", benadrukt hij. De waarde van de oefening zit niet in de precisie, maar in het effect: het is een eyeopener om aan een CEO of financieel directeur voor te leggen, die meestal schrikt van wat de deelname aan een bijeenkomst werkelijk kost én ook kan opleveren.

Meten van effectiviteit het lastige deel 

Het meten van netwerken blijft het lastigste deel, en daar wordt aan de tafels stevig over doorgepraat. Smart badges, post-event surveys, wekelijkse follow-ups: het wordt allemaal genoemd omdat de groep ook de kwaliteit van de connectie wil meewegen in het resultaat. Het kan allemaal, maar het kost tijd, geld en discipline die de meeste organisaties niet hebben, stelt Vanneste. Juist daarom kiest hij voor het tegenovergestelde: niet complexer meten, maar kiezen voor eenvoudig meetbare metrics. "De meeste mensen hebben die tijd niet. Daarom zoek ik het ene eenvoudige ding dat iedereen wél kan."

Het ontstaan van mentor-leerlingrelaties

Het verhaal eindigt niet bij data, maar bij de mens. De jongere generatie leert online, reist minder af voor trainingen omdat budgetten zijn geschrapt, en raakt volgens de aanwezigen steeds verder geïsoleerd. Honderd online vrienden, maar bijna niemand die ze echt zien. Juist dat maakt bijeenkomsten, met als belangrijkste component het netwerken’ belangrijker.

Aan de CAT-tafels ontstaan mentor-leerlingrelaties tussen een student en een expert van dertig jaar ervaring; nieuwkomers hebben er enorm netwerkpotentieel. Een deelnemer vat het, in de slotronde, kernachtig samen: het gaat om de menselijke kant, niet de technische.

Vrij te downloaden materialen

Vanneste geeft zijn materiaal weg: de executive summary van zijn boek Perfect Strangers als pdf, een korte video die de Q&A ‘ontmaskert’, CAT-slides voor sprekers, een whitepaper en een standaardscript. Vrij te gebruiken, vrij te verspreiden, zonder toestemming. Een manier, zegt hij, om iets terug te geven aan de industrie.

De rest is aan de sector zelf: durven we de slechtste gewoonte van het congres los te laten voor de goedkoopste verbetering die er is?