Dineke Philipse: ‘No show is no go’

Een lege stoel lijkt onschuldig, maar de no-show bij zakelijke evenementen is uitgegroeid tot het grootste pijnpunt van de branche. Dineke Philipse, verenigingsmanager bij CLC-Vecta, legt in de Gouden Giraffe podcast uit waarom en vertelt wat de sector eraan doet.

“Vraag je iemand wat die vervelend vindt aan het werk in deze ontzettend mooie branche, dan gaat het vaak over no-show bij evenementen”, zegt Philipse. Oftewel deelnemers die zich hebben aangemeld en hun komst hebben bevestigd, maar niet komen opdagen. En het gaat hier niet om kleine aantallen. Zeker bij gratis evenementen is dertig procent no-show een gangbaar getal.

De gevolgen zijn breed. Wie een evenement organiseert richt de zaal in op het aantal verwachte deelnemers, koopt daar de catering op in, print de badges en huurt voldoende personeel in. “Alles klopt en dan ineens blijkt dat gewoon dertig procent van de bevestigde deelnemers niet komt.”

Philipse wijst op het duurzaamheidsaspect – er wordt onvermijdelijk eten weggegooid en badges en keycords verdwijnen in de prullenbak – en op de onnodige kosten. Een spreker staat voor een legere zaal dan gewild. Maar het zwaarst wegen de gemiste kansen. “Waar het bij zakelijke evenementen om draait, is kennis, inspiratie, maar zeker ook netwerken. Het feit dat wij elkaar ontmoeten, een verbinding met elkaar aangaan. Juist die kracht van live communicatie wordt door no-show ondermijnd.”

We rekenen op jouw komst

Voor CLC-Vecta was dat vorig jaar de aanleiding voor een campagne: No Show is No Go, gericht op deelnemers van zakelijke evenementen. De campagne is opgebouwd rond een awareness video die op licht ongemakkelijke wijze een eventmanager toont die niet goed raad weet met de no-show. Weggegooid eten, en iemand die vergeefs op zijn netwerkmatch staat te wachten. De pay-off laat aan duidelijkheid niets te wensen over: we rekenen op jouw komst.

Eind september 2025 ging de video – een short – de lucht in, later gevolgd door een Engelse versie voor internationale gasten. Een campagnewebsite met tips en suggesties vult het geheel aan. De campagne is vooral bedoeld voor organisatoren die haar naar hun eigen deelnemers kunnen inzetten.

Bewust koos de vereniging voor een eigen button, een eigen huisstijl en een branche-onafhankelijke opzet. “Dit is een branche-onafhankelijke campagne en niet alleen van de CLC-Vecta, want dit gaat ons allemaal aan”, benadrukt Philipse. De boodschap blijkt goed bruikbaar. Inmiddels is de campagne ook in België opgepakt, vanuit de Belgische Event Confederation.

Communicatie met deelnemers is key

Tijdens EventSummit in februari van dit jaar schoot CLC-Vecta nieuw videomateriaal, waarbij mensen uit de branche werd gevraagd of ze de campagne en de bijbehorende irritatie herkenden. De reacties waren overwegend positief; organisatoren gaven aan de boodschap in hun volledige evenementencommunicatie te hebben geïmplementeerd. Dat nieuwe materiaal fungeert als boost die terugverwijst naar de bestaande campagne. Philipse: “De kracht van de herhaling is erin ook belangrijk.”

Een echt meetmoment plant ze over een jaar: is het no-showpercentage dan lager dan in eerdere jaren?

“Uiteindelijk is communicatie met de deelnemer key”, stelt Philipse.  Die communicatie begint al bij de aanmelding en loopt door tot aan het evenement. Ook afmelden moet eenvoudig blijven. En als het niet lukt om te komen, moet de bezoeker zich bewust zijn van het effect daarvan.

Van AI tot regelgeving

No-show is niet het enige thema dat de evenementenbranche bezighoudt. CLC-Vecta begon twee jaar geleden, samen met een vaste partner, met workshops rond kunstmatige intelligentie. Van modules voor beginners tot inmiddels advanced-sessies waarin leden volledige workflows voor zichzelf bouwen. Onlangs werd de introductieworkshop nog eens herhaald, voor ondernemers die nu pas beginnen te voelen wat AI voor hen kan betekenen.

Minstens belangrijk is de stroom aan wet- en regelgeving. “Je bent geen ondernemer geworden om je continu bezig te houden met al die wet- en regelgeving”, aldus Philipse. Hoge brandstofprijzen en de toeslagen die door de hele keten worden doorberekend, een pseudo-eindheffing, wijzigingen in de flexwet en de zzp-wetgeving, een tachograafplicht, een vrachtwagenheffing, zero-emissiezones: het stapelt zich op, en er komt nog veel bij.

Alleen lobbyen is niet toekomstbestendig

Hier ligt volgens Philipse de relevantie van een branchevereniging. Alleen lobbyen in Den Haag is geen toekomstbestendig model; het gaat er vooral om de regels te vertalen naar hapklare, praktische duiding. Wat komt eraan, welke maatregelen moet ik nemen, hoe anticipeer ik daarop en dat ondersteund met modeldocumenten, contracten en algemene voorwaarden, zodat de ondernemer het gemakkelijk kan implementeren.

Daarbij trekt CLC-Vecta samen op met andere branche- en vakverenigingen en is de vereniging aangesloten bij koepels als VNO-NCW, MKB-Nederland en werkgeversvereniging AWVN. Tegen verduurzaming is de branche niet, benadrukt zij, maar een zero-emissiezone met alle bijbehorende investeringen vraagt wel om realistisch meedenken.

Omgaan met hoge brandstofprijzen

En dan zijn er nog de actuele onderwerpen, die plots om actie vragen. Zoals de hoge brandstofprijzen. Hoe moet een standbouwer hier mee omgaan?

“Wil je het juridische kader of het realistische kader”, antwoordt Philipse. Bij projecten die al eerder zijn aangenomen en nu worden uitgevoerd, drukken de toeslagen rechtstreeks op de marge, stelt ze. In veel gevallen begrijpt de opdrachtgever dat, en wordt het gesprek daarover gevoerd; met waardering voor de klant, want alle kosten zomaar ineens doorbelasten kan niet. In nieuwe offertes wordt er wel degelijk naar gekeken.

Tegelijk, zegt Philipse, mag een ondernemer niet steeds naar de overheid kijken voor een oplossing of compensatie: “Het vraagt gewoon iets van je ondernemerschap en je creativiteit.” Wat een vereniging niet kan, is alles oplossen. “Dat zou ik graag doen, maar nee.”