De Tulpenborrel: waar ontmoeting en beleving samenkomen

Dat Madurodam veel meer is dan een attractiepark, laat het eventsteam graag zien. Het park in Den Haag is een veelzijdige evenementenlocatie waar ruimte is voor zowel grote als kleinschalige events, vertellen salesmanager Bart van Doorn en eventmanager Demi Maatkamp.

De jaarlijkse Tulpenborrel is daar een perfect voorbeeld van. Het begon als netwerkevenement voor relaties en is inmiddels uitgegroeid tot een ware belevenis waar Madurodam laat zien waar het vandaan komt én naartoe groeit.

Maatkamp: “Drie jaar geleden stonden we met 150 man bij de aanbouw van De Hollandse Meesters. In de bouwput luisterden we naar een heel interessante spreker over Hollandse meesters en de Nederlandse schilderkunst. Dat was het moment waarvan we dachten: met zo’n beleving kunnen we echt veel meer doen!”

Een event door alle Madurodammers

“De stip aan de horizon was om hét netwerkevenement te worden voor iedereen die Madurodam een warm hart toedraagt”, onderstreept Van Doorn. Vanuit zijn achtergrond in eventdesign zag hij kansen om de hele organisatie van Madurodam bij het evenement te betrekken: “een netwerkevent waarbij iedereen het gevoel heeft dat we het met z’n allen doen.”

Voor de editie van dit jaar werd daarom een designteam samengesteld met collega’s uit alle afdelingen binnen Madurodam. Van techniek tot horeca en van atelier tot management. Iedereen droeg bij aan het verhaal en de uitvoering.

Het verhaal van Madurodam zichtbaar maken

In die opzet is bewust gekozen om te laten zien dat Madurodam meer is dan alleen miniaturen, waaronder een attractiepark en evenementenlocatie. Doorn: “Het doel van de Tulpenborrel was om ervoor te zorgen dat mensen naar buiten lopen en denken: ‘Ik ben positief verrast door het diverse aanbod van Madurodam’.

Naast een attractiepark zijn we namelijk ook een social enterprise met Madurodam Kinderfonds én een hele bijzondere evenementenlocatie. Daarnaast zijn miniaturen natuurlijk onze legacy, dus dit konden we uiteraard niet overslaan. Hier zit heel veel vakmanschap achter en dat lieten we tijdens de Tulpenborrel goed zien.”

Van en voor alle stakeholders

Hierbij is bewust gekeken naar de verschillende stakeholders en hun behoeften. “Dat is het mooie van canvas design”, legt Van Doorn uit. “Het proces begint met een alignment van stakeholders die met de Tulpenborrel te maken hebben: van de horecaleverancier tot de miniatuurbouwer en de schilder, het managementteam en het bestuur van Madurodam, en ook de eventmanagers en de tourgroepen.”

“Het is natuurlijk lastig om voor álle stakeholders een evenement te organiseren, dus uiteindelijk maak je een bewuste keuze in de groepen waar je de meeste waarde toevoegt.”

“We hebben gekozen voor drie groepen: de eventmanagers, tourgroepen en het bestuur. Daarmee bereikten we een groot deel van de doelstelling en konden we op een passende manier laten zien waar Madurodam voor staat.”

Bewustwording als onderdeel van de beleving

Veel mensen weten niet dat het Madurodam Kinderfonds jaarlijks zo’n 700.000 euro bijdraagt aan projecten die kinderen en jongeren helpen zich te ontwikkelen en iets te betekenen voor een ander. Daarmee is Madurodam een plek met maatschappelijke impact. De Tulpenborrel is een goed moment om dit verhaal te delen. “Met een evenement proberen we de perceptie te veranderen”, vertelt Van Doorn. “Hoe komt iemand binnen bij Madurodam, hoe ziet diegene ons en hoe wordt er na het event over ons gesproken?”

 

Volop keuze tijdens het programma

Tijdens de Tulpenborrel konden genodigden hun eigen programma samenstellen. Zo konden zij een masterclass volgen over het ontwerpen van een attractie en was er een showcase over het organiseren van een evenement. Daarnaast speelden collega’s van het atelier en de technische dienst een bijzondere rol: zij brachten hun werk naar één van de zalen en boden de genodigden een uniek kijkje achter de schermen. Aan de hand van oude maquettes en verhalen konden bezoekers zien en horen hoe Madurodam zich heeft ontwikkeld. Maatkamp: “Medewerkers vertelden met passie hoe iets werkt en gemaakt wordt.”

Ook het maatschappelijke karakter van Madurodam had een duidelijke plek in het programma. Zo was er op het podium ruimte voor een vraaggesprek met de directeur en het college van burgemeester en wethouders van Madurodam. Dit college bestaat uit tien jongeren die gedurende een jaar actief bijdragen aan de samenleving. Tot slot volgde het informele gedeelte: een gezellige borrel en feestavond.

Een event in Madurodam is een unieke ervaring

De reacties op deze editie van de Tulpenborrel waren zeer positief. Niet alleen van de stakeholders, maar zeker ook intern. Het effect van samen iets organiseren was duidelijk voelbaar. “Er zit veel creativiteit in dit bedrijf en de medewerkers zijn met veel enthousiasme aan de slag gegaan”, verklaart Maatkamp.

Volgens Van Doorn en Maatkamp zit daarin precies de kracht van Madurodam als evenementenlocatie. Je organiseert hier geen standaard evenement, maar een ervaring die je volledig kunt afstemmen op jouw organisatie en doel.

“In ons attractiepark kunnen we verbinding maken met jouw bedrijf. Daarnaast zijn we ook een locatie waar we jouw relatiedag, familiedag of personeelsfeest kunnen organiseren. In Madurodam ligt heel Nederland aan je voeten en we kunnen daar veel leuke dingen aan toevoegen. We verstoppen een eigen miniatuur van jouw organisatie in het park, we organiseren een gepersonaliseerde bingo of toveren een attractie om tot eventruimte”, aldus Van Doorn.

Samen sterk in Den Haag

Madurodam staat er niet alleen voor maar is onderdeel van een netwerk van bijzondere evenementenlocaties in Den Haag. Samen met andere venues wordt gewerkt aan het versterken van de stad als inspirerende plek voor events.

 Die samenwerking past goed bij Madurodam: samenwerken, samen impact maken en blijven ontwikkelen. Een gedachte die al sinds de oprichting voor Madurodam staat. Zoals oprichtster van Madurodam Bep Boon-Van der Starp altijd zei: ‘Kan niet dat kennen we niet.