De toekomst van congresbadges: traditioneel, live of digitaal?

Heeft de traditionele deelnemersbadge bij congressen zijn langste tijd gehad? Drie experts buigen zich over deze stelling en duiden de trends.

‘Logistiek is een aandachtspunt’ 

Ivo Lammers, Director Meeting Essentials Parthen

“De traditionele deelnemersbadge heeft wat Parthen betreft zijn langste tijd nog niet gehad. Wel zien we interessante ontwikkelingen die de manier waarop badges worden ingezet veranderen.”

Trends

“Een duidelijke trend is de groei van live badge printing. Dankzij de combinatie van Epson-printers en ExpoBadges kunnen badges snel, efficiënt en volledig op locatie worden geprint. Toch blijven de volledig recyclebare Butterfly Badges vooralsnog het meest gebruikte type.”

Duurzaamheid

“Daarnaast winnen digitale badges terrein. Deze vormen een duurzaam alternatief: ze zijn gemaakt van gerecyclede materialen en kunnen herhaaldelijk worden gebruikt. Iedere hergebruikscyclus vermindert de CO₂-voetafdruk en minimaliseert afval. Parthen is daarom een samenwerking aangegaan met het Deense Vianomo, specialist in digitale badges. Wij zien veel potentie in deze oplossing.”

Uitdagingen

“Een aandachtspunt bij digitale badges is de logistiek: na afloop van een congres moeten ze worden ingenomen, gereinigd en opnieuw geprogrammeerd. Dat vraagt wat extra organisatie, maar de voordelen wegen hier ruimschoots tegenop.”

Ontwikkelingen

“Duurzaamheid blijft een belangrijk criterium bij de keuze van badges — want zonder badges kunnen we nog niet. Welke variant het beste past, hangt af van factoren als duurzaamheidseisen, budget, deelnemersaantal, technische mogelijkheden, logistiek en voorbereidingstijd.”

 

---

 

‘Het echte ei van Columbus is er nog niet’

Paul Halbertsma, managing director Meetinglinq 

“De vraag of de traditionele deelnemersbadge bij congressen passé is, komt al heel lang elk jaar een paar keer voorbij. Badges is algemene zin blijven belangrijk: voor de toegangscontrole, of als het beroemde ‘spiekbriefje’ (hoe heet hij of zij nou ook alweer?). Maar ook als netwerktool et cetera. Er zijn vele soorten digitale badges voorbijgekomen in de afgelopen jaren, met de mogelijkheid tot opladen van de juiste informatie op de badge en het terugontvangen na het event van de badge zelf.”

Veelbelovende technologie

“We praten met veel met onze klanten en relaties vaak over alle keuzemogelijkheden die nu voorhanden zijn, maar ook wat de toekomst moet gaan brengen. Bijvoorbeeld een NFC- of RFID-chip in een badge. We maken deze al jaren met enige regelmaat voor een aantal klanten. De meerkosten voor de chip zijn niet echt hoog te noemen, maar je hebt wel hardware nodig om de chip te kunnen laden en scannen op de plekken waar het nodig is. Deze techniek is niet nieuw en bestaat al zo’n 20 jaar.”

Uitdagingen

“De prijs voor de badge is altijd een issue geweest en zal het blijven. Als organisator heb je de kosten en de onzekerheid over wat je wel of niet terugkrijgt aan digitale badges het eind van het congres.”

Duurzaamheid

“Daarnaast is duurzaamheid erg belangrijk, maar ook dat is niet iets van alleen nu. Wij hebben bijvoorbeeld bio-afbreekbare gepatenteerde en gecertificeerde badgehouders al sinds 2007 op voorraad. Daarnaast hebben we ook badgeshouders van recyclebaar karton. Verder zijn de meeste soorten badges van gecertificeerd FSC-papier. Bij ons is dit in ieder geval een standaard bij zowel gebruik van laserprinters als inkjetprinters. Voor veel beurzen worden thermische printers gebruikt en dat ontwikkelt zich verder.”

Trends

“We krijgen vragen en opmerkingen van klanten en relaties op welke ontwikkelingen we met de badges inspelen. Het echte ei van Columbus is er nog niet. Een nieuw voorbeeld is het gebruik van speciale QR-codes waarmee de congres- of beursbezoeker bijvoorbeeld in een stad het openbaar vervoer tegen een kleine vergoeding kan gebruiken gedurende het evenement.”

Advies

“Mijn advies is: ga vooraf in gesprek met je leverancier of adviseur over wat alle mogelijkheden zijn voor nu en in de toekomst. Inventariseer de kosten en bekijk de kansen en neem dan een beslissing wat het beste bij jouw event past.”

 

---

 

‘Kijk eerst naar het doel van je event’

Ruben Onderdelinden, founder & managing director Lively 

“De smart badge met NFC-chip is wat mij betreft de toekomst. Deze maakt het mogelijk om deelnemers direct te herkennen bij sessies of stands, zonder te scannen of zoeken. In combinatie met een e-ink scherm kun je badges hergebruiken: de gegevens worden na afloop gereset, waardoor je ze keer op keer inzet. Dat maakt het niet alleen slimmer, maar ook duurzamer. Daarnaast zie je dat QR-codes in apps vooral geschikt zijn voor low-touch events, waarbij gemak en snelheid belangrijker zijn dan branding of data-integratie.”

Uitdagingen

“De grootste uitdagingen en obstakels voor digitale badge adoptie zijn het vinden van de juiste balans tussen kosten, gemak en zichtbaarheid. Smart badges met NFC of e-ink zijn technisch sterk, maar voor veel organisatoren nog te duur bij grote volumes. Digitale badges in apps zijn duurzaam, maar minder zichtbaar, en dat werkt niet prettig als je iemand snel wilt aanspreken of onthouden.”

Duurzaamheid

“Als het gaat om duurzaamheid blijkt uit onze praktijk dat steeds meer organisatoren kiezen voor on-site (full colour) printing op verantwoord en recyclebaar papier, zonder plastic hoesjes. Dat sluit aan bij de trend om alleen te printen wat nodig is: geen verspilling, en toch een professionele uitstraling.”

Trends

“De trend in b2b events is ‘connections over content’. Voor veel events blijft de badge met alle netwerkvoordelen daarom erg belangrijk. De komende jaren zie ik plug & play hardware steeds meer de standaard worden. Je eigen hardware aanschaffen en eenvoudig koppelen met jouw event software voor onsite printing, maakt badges voordeliger en duurzamer. Ook facial recognition wordt steeds normaler, zeker voor check-in of sessietracking. In combinatie met de opkomst van smart glasses, kan dit nog veel potentie hebben. Maar dat duurt nog wel even.”

Advies

“Mijn advies aan organisatoren die twijfelen tussen traditioneel en digitaal zou zijn: kijk eerst naar het doel van je event.

• Voor commerciële of gesponsorde events blijft een badge met QR- of NFC-chip essentieel voor snelle leadverzameling.
• Voor interne of kleinschalige bijeenkomsten werkt een digitale badge in de app prima. Steeds meer mensen zijn ook gewend om de QR-code van LinkedIn te gebruiken om te connecten.
• Organiseer je exclusieve high-end events? Dan is een smart badge met e-ink scherm een investering die merkwaarde, beleving én duurzaamheid samenbrengt."