De Event Journey met Cvent: Het vinden van de perfecte evenementenlocatie

Sla Google en losse spreadsheets over en ga direct naar het Cvent Supplier Network, dat je verbindt met honderdduizenden hotels en evenementenlocaties wereldwijd. Je vind zo de perfecte evenementenlocatie en je kunt met behulp van Cvent Event Diagramming ook direct de bezoekersreis optimaliseren.

Stap 1: Vind de perfecte locatie in het Cvent Supplier Network

Bepaal de basisgegevens: Selecteer het land of de steden, voeg data of een flexibele periode toe en geef het verwachte aantal deelnemers op.

Gebruik AI Search en filters: Beschrijf jouw evenement in natuurlijke taal (bijvoorbeeld: “tweedaagse summit, 300 personen, plenaire sessie + break-outs, nabij Amsterdam Centraal”) en verfijn de resultaten op zaaltype, oppervlakte, overnachtingsmogelijkheden en faciliteiten zoals duurzaamheidscertificeringen en bereikbaarheid met openbaar vervoer.

Vergelijk opties in één overzicht: Sla favorieten op, verstuur één RFP naar meerdere locaties en vergelijk offertes naast elkaar — tarieven, zaalopties en toegevoegde waarde zoals wifi of duurzame catering.

Praktische tip: Gebruik de RFP-notities om verwachtingen te verduidelijken, zoals duurzaamheidsvereisten en gewenste voertalen.

  
Stap 2: Ontwerp de beleving met Event Diagramming

Zodra je een locatie hebt geselecteerd, gebruik je Cvent Event Diagramming om schaalgetrouwe plattegronden te ontwikkelen, opstellingen in enkele minuten te testen en stakeholders mee te nemen in fotorealistische 3D-weergaven.

Start met een schaalgetrouwe plattegrond en positioneer podium, registratie, catering en sponsorzones.

Gebruik deelnemers- en objectgegevens om de ruimte te optimaliseren: pas tafelafstanden, gangpaden en plaatsing aan in het diagram totdat je zeker weet dat de opstelling geschikt is voor catering, AV en het comfort van de deelnemers — nog vóór de opbouw op locatie plaatsvindt.

Deel toegang met locaties en leveranciers, zodat iedereen vanuit hetzelfde plan werkt.

Stap 3: Optimaliseer de bezoekersstroom en deel de plannen

Bij fysieke evenementen is een doordacht plan voor de doorstroming van bezoekers minstens zo belangrijk als het programma op het podium.

Breng de volledige bezoekersreis in kaart: van entree en garderobe tot registratie, plenaire sessies, break-outs, sponsoren en netwerkmomenten.

Reserveer zitplaatsen voor VIP’s, pers en sponsoren en ontwerp zones die een natuurlijke doorstroming bevorderen.

Plan ‘back-of-house’-routes voor catering en leveranciers, met name bij compacte locaties in binnenstedelijke gebieden.

Deel de plattegronden met operations, catering, AV en beveiliging, zodat alle betrokkenen letterlijk en figuurlijk op één lijn zitten —met dezelfde indeling, capaciteiten en looproutes.

Praktische tips voor een soepele doorstroming:

Leg tijdschema’s over de plattegrond: denk na over het moment waarop 300 personen gelijktijdig pauze nemen en waar zij zich als eerste naartoe bewegen.

Test ‘worstcasescenario’s’: late aankomsten, weersomstandigheden (bijvoorbeeld wanneer iedereen tegelijk naar binnen wil) of gelijktijdige wisselingen tussen sessies.

Probeer vandaag nog kosteloos het Cvent Supplier Network.

 

www.cvent.com