Bas Sterrenburg en Niek Krebbers over Jaarbeurs als strategisch partner

Royal Dutch Jaarbeurs is voor veel organisatoren een vertrouwd begrip – maar wie denkt te weten wat de locatie te bieden heeft, ziet vaak maar een deel van het verhaal. Achter het beeld van grootschalige beurzen en massale publieksevenementen, en voor ingewijden de kleinschalige meetingruimtes met een persoonlijke setting, schuilt een wereld die verder reikt dan hallen en vierkante meters. Bas Sterrenburg, manager congressen, en Niek Krebbers, eindverantwoordelijk voor alle sales, laten zien hoe Jaarbeurs niet alleen als verhuurder opereert, maar ook als strategisch partner.

Meer dan beurzen

Wie aan Jaarbeurs denkt, denkt al snel aan groot, druk en indrukwekkend. Thunderdome en de Vakantiebeurs vormen voor veel mensen het referentiekader. Dat beeld klopt, maar volgens Sterrenburg is het ook meteen de grootste misvatting. “We zijn helemaal niet zo massaal als we lijken”, zegt hij. “Naast de beurshallen hebben we een uitgebreide congreswereld waar juist heel veel gebeurt.”

Die wereld bestaat onder meer uit het Beatrix Theater, congrescentrum Media Plaza en een vergadercentrum met tientallen zalen. De gemiddelde bijeenkomst telt vaak rond de tweehonderd deelnemers of minder. “Het kan hier net zo goed met tien mensen”, benadrukt hij. “Het hoeft echt niet groot te zijn om impact te maken.”

Wat wil je bereiken?

Die impact begint volgens beiden niet bij de ruimte, maar bij de intentie. Wanneer een organisator zich meldt, draait het gesprek in eerste instantie niet om de locatie zelf. De eerste vraag is altijd: wat wil je bereiken? “Dat klinkt simpel, maar daar begint alles”, legt Sterrenburg uit. “Niet wat je organiseert, maar waarom je het organiseert.”

Die doelstelling vormt de basis voor alle keuzes die volgen, van de opbouw van het programma tot de inrichting van de zaal en de invulling van food en techniek.

Succesvollere events

Juist daar komt het idee van strategisch partnerschip tot leven. Jaarbeurs ziet zichzelf niet alleen als een plek waar evenementen plaatsvinden, maar als een omgeving waarin alles samenkomt om een event succesvoller te maken. Dat betekent dat het werk begint ruim voordat de eerste stoel wordt neergezet en doorgaat tot lang nadat de laatste bezoeker vertrokken is.

“We kijken naar het hele traject”, zegt Krebbers. “Van doelgroep en doelstelling tot hoe iemand uiteindelijk de deur uitloopt.”

‘Het gebeurt regelmatig dat je twee partijen spreekt en denkt: deze moeten elkaar ontmoeten’

Die benadering maakt dat gesprekken met opdrachtgevers minder gaan over faciliteiten en meer over effect. Hoe zorg je dat iemand geïnspireerd raakt, nieuwe inzichten meeneemt of met de juiste energie naar huis gaat?

In de praktijk betekent het dat Jaarbeurs meer inzet dan alleen ruimtes. De organisatie beschikt over eigen teams die beurzen ontwikkelen in sectoren, zoals zorg, bouw en agrifood, en die kennis wordt actief met opdrachtgevers gedeeld.

Daarnaast speelt het netwerk een belangrijke rol. “Het gebeurt regelmatig dat je twee partijen spreekt en denkt: deze moeten elkaar ontmoeten”, vertelt Krebbers. “Als je die verbinding kunt maken, ontstaat er iets wat je niet kunt plannen, maar wat wel enorme waarde heeft.”

Het verschil maken

Wat een event uiteindelijk onderscheidt, zit volgens Sterrenburg en Krebbers zelden in één element, maar juist in de samenhang. Een sterk programma is belangrijk, net als goede techniek en een prettige omgeving, maar pas wanneer alles klopt, ontstaat de ervaring die blijft hangen.

“Je kunt fantastische sprekers hebben”, legt Sterrenburg uit, “maar als de techniek hapert of de zaal niet prettig voelt, beïnvloedt dat direct hoe mensen het beleven.” Andersom geldt hetzelfde: als inhoud, sfeer en omgeving elkaar versterken, ontstaat er meer dan alleen kennisoverdracht. “Dan ga je naar huis met een herinnering.”

Gedrag, energie en dynamiek

Die herinnering laat zich vaak al tijdens het event aflezen. Krebbers beschrijft hoe hij een ruimte binnenloopt en direct ziet of het goed zit. “Als je een borrel binnenkomt en je hoort mensen die met elkaar praten, lachen en bewegen, dan weet je dat het werkt.”

Het tegenovergestelde is minstens zo duidelijk. Stilte, afstand en weinig interactie zeggen vaak genoeg. Succes zit dus niet alleen in cijfers, maar ook in gedrag, energie en dynamiek.

Meer flexibiliteit

Dat interactie en ontmoeting steeds belangrijker worden, zien beiden als een duidelijke ontwikkeling in de markt. Waar congressen vroeger vooral draaiden om zenden, verschuift de focus steeds meer naar uitwisseling en community.

Mensen zijn kritischer geworden in hoe ze hun tijd besteden en verwachten meer flexibiliteit. “Het netwerken en live kennis delen wordt steeds belangrijker”, zegt Krebbers. “Daar zit de echte kracht van een event.”

Voor Jaarbeurs betekent dat dat de rol verder gaat dan faciliteren alleen. Adviseren, meedenken en soms vooruitdenken wordt essentieel.

Vertrouwen en bouwen

Wat uiteindelijk blijft, is het vertrouwen van opdrachtgevers die terugkomen en samen bouwen aan volgende edities. “Mensen willen ieder jaar beter worden”, zegt Sterrenburg. “Dan helpt het enorm als kennis en ervaring bij de locatie blijven.”

Royal Dutch Jaarbeurs kan bogen op een team met veel kennis en kunde. Deze mensen staan opdrachtgevers met raad en daad bij en investeren graag tijd in het onderhouden van die relaties. Samen verdiep je de kennis rondom een evenement en laat je events groeien.

En precies daar zit het verschil. Niet in de vier muren, het dak en de vloer, maar in alles wat er daaromheen gebeurt.

 

---

Plek als onderdeel van het verhaal

Voor Niek Krebbers springt één moment er nog altijd uit: de Grand Départ van de Tour de France in 2015. “Dat was misschien wel een van de grootste sportevenementen ter wereld en het epicentrum van de organisatie zat hier”, vertelt hij. Wekenlang werd er toegewerkt naar dat moment, waarin Royal Dutch Jaarbeurs een centrale rol speelde.

“De hele stad stond op zijn kop en wij zaten er middenin. Dat is iets wat je niet snel vergeet.” Het typeert volgens hem ook waar Jaarbeurs voor staat: niet alleen een plek waar iets gebeurt, maar een plek waar mensen, energie en momenten samenkomen en onderdeel worden van het verhaal.

---