Plenair programma
De dag wordt geopend door Renske Satijn van Rotterdam Festivals. Zij zal haar beschouwing geven op hoe het evenementenlandschap zich ontwikkelt en hoe veiligheid en regelgeving daarin een rol spelen. In de ochtend vindt plenair het EB Live Grotetafelgesprek plaats, waarin een unieke groep vertegenwoordigers van brancheverenigingen met elkaar in gesprek gaan over de regeldruk bij evenementen en de wijze waarop de branche hiermee om zou willen gaan.
In de middag volgt een Bestuurlijke discussie, waarin de burgemeesters van Alkmaar en Vijfheerenlanden en wethouders uit Utrecht en Amsterdam zich opnieuw buigen over de vraag hoe er ruimte kan blijven voor evenementen. Uiteraard zal ook de zaal de gelegenheid krijgen mee te doen aan deze discussie en vragen te stellen aan het bestuurlijke panel. ESI zal de uitkomsten van beide discussies vertalen in een visiedocument voor gemeenten en evenementenorganisaties. De dag wordt afgesloten met een keynote van Hans Boutellier, hoogleraar Polarisatie. In zijn bijdrage deelt hij zijn visie op de huidige sociale spanningen en polarisatie en laat zien hoe evenementen juist in deze complexe tijd betekenisvol kunnen zijn.
Schrijf je in voor het ESI Jaarcongres
Subsessies
Tijdens het ESI Jaarcongres bieden we, naast het plenaire programma, drie rondes met subsessies gerelateerd aan het centrale thema ‘Ruimte voor evenementen’. Alle subsessies hiervoor zijn bekend! Heb jij je al ingeschreven voor het jaarcongres? Dan betekent dat dus dat je binnenkort je keuzes kan doorgeven welke subsessies je wilt volgen op het jaarcongres. Houd hiervoor je mail in de gaten!
Table Top Exercise – TTX live
Door samen met alle relevante partijen kort voor een evenement een of meerdere scenario’s door te nemen, kunnen de laatste puntjes op de i gezet worden in de voorbereiding. Deelnemers krijgen tijdens de TTX oefening livemeldingen, beelden en informatie van het evenement via pushberichten direct naar hun telefoon gestuurd. Deelnemers stappen zo zelf in een CMT / VT. De informatiedeling kan voor de deelnemende partijen verschillen, net zoals tijdens een echte gebeurtenis. Het is aan de deelnemers van de sessie om het evenement in goede banen te leiden en om met de onverwachte gebeurtenissen om te gaan.
Extreem weer op evenementen: praktijkervaringen Intents Festival
In deze subsessie bespreken we aan de hand van de casus Intents Festival 2024 wat er op je afkomt als een evenement te maken krijgt met noodweer. Toine van de Ven doet verhaal over de enorme wateroverlast op deze editie van het festival. Hij bespreekt hoe in korte tijd heel veel acties in gang moesten worden gezet, in nauw overleg met de verzekeraar en de gemeente, en hoe ze een beroep hebben gedaan op de bezoekers om het evenement alsnog door te kunnen laten gaan. Alfred Snoek van Infoplaza heeft de afgelopen jaren vele situaties met risicovol weer op evenementen meegemaakt vanuit zijn rol als weerexpert en geeft een inkijkje in het verloop van een aantal van deze situaties. Wat komt er op je af en hoe bereid je je daarop voor?
Hoe houden we kermissen veilig en toekomstbestendig?
Tijdens deze subsessie bespreken we wat er moet gebeuren om kermissen toekomstbestendig te houden, gegeven de incidenten door het hele land, de toenemende regels en de oplopende kosten voor veiligheid. Hoeveel maatregelen kan een kermishouder realistisch treffen zonder dat het openbare karakter van de kermis in het geding komt? Welke bijdrage kunnen gemeenten en hun partners leveren in het faciliteren van een leuke kermis voor iedereen? We gaan op zoek naar oplossingen met Atze J. Lubach van kermisbond BOVAK, Corrina Bajema van de gemeente Amersfoort en Pascal Donkers van de gemeente Maashorst.
Randvoorwaarden voor veilige sportevenementen; wat kunnen we de leren van de Zevenheuvelenloop?
Sportevenementen zijn momenteel ongekend populair. De populariteit van deze evenementen draagt bij aan een gezonde levensstijl en aan economische en maatschappelijke waarden, maar kan ook zorgen voor uitdagingen op gebied van veiligheid en zorg. Randvoorwaarden voor een veilig sportevenement zijn onder meer voldoende ruime voor publiek, beschikbaarheid van politie, management van de vervoersstromen en waarborging van de zorgcontinuïteit in de regio. Hoe zorgt de organisatie ervoor dat tijdens het evenement alle puzzelstukjes op z’n plaats vallen? Wat is er nodig om de noodzakelijke publiek-private samenwerking effectief te laten verlopen? En hoe gaat je om met factoren zoals de gedeelde verantwoordelijkheid in de openbare ruimte, het weer en side-events? In deze sessie deelt Alexander Vandevelde, directeur van de stichting Zevenheuvelenloop, zijn ervaringen, aangevuld met praktijkervaringen van andere grote en kleine sportevenementen.
Locatiebeleid voor evenementen- een heet hangijzer
Locatiebeleid voor evenementen is in veel gemeenten momenteel een heet hangijzer. Mede door de Omgevingswet moeten gemeenten keuzes maken: waar evenementen kunnen plaatsvinden, in welke frequentie en met welke omvang en randvoorwaarden. Succesvol locatiebeleid biedt niet alleen beperkingen. Duidelijke spelregels die kunnen rekenen op maatschappelijk draagvlak moeten juist leiden tot verlaging van de regeldruk, vermindering van informatieruis en sturing op het gewenste evenementenaanbod per locatie. Tijdens deze subsessie gaan we met gemeente Maastricht en gemeente Eindhoven in gesprek over hun route naar succesvol locatiebeleid. Waar Maastricht meer aanvragen dan ruimte heeft en dus aan de slag moet met beleid, is het voorgenomen nieuwe locatiebeleid in Eindhoven een heet hangijzer in de gemeenteraad. Ruimtelijk specialist Ron Visscher sluit aan om toe te lichten hoe de ruimtelijke borging van het locatiebeleid kan worden bereikt. Zo krijg je de kans om te leren van praktijkervaringen en krijg je concreet zicht op hoe je tot een goed doordacht en breed gedragen locatiebeleid kunt komen.
Evenementenbeveiliging, uitdagingen in taakstelling en regelgeving
In deze subsessie krijg je inzicht in de huidige situatie en uitdagingen met betrekking tot evenementenbeveiliging, taakstelling en regelgeving. We bespreken o.a. de gevolgen van knelpunten in de Wet particuliere beveiliging voor de praktijk. Ook gaan we in op discussies die in het land vaak worden gevoerd over taakstelling en de scheiding tussen beveiligingstaken en Safety-taken. Onduidelijkheid en verschillen in interpretatie leiden nogal eens tot onzekerheid over de juiste invulling van de regels en hoge boetes voor bedrijven. Ze kunnen gevolgen hebben voor het onderlinge vertrouwen tussen beveiligingsbedrijven, politie en gemeenten. Hoe zouden we met elkaar meer duidelijkheid kunnen creëren over wat de juiste werkwijze is voor de inzet van evenementenbeveiliging?
Praktische tools voor een goede vergunningsaanvraag
Tijdens deze subsessie ga je kennismaken met drie praktische tools die zijn ontwikkeld om evenementenorganisatoren te helpen een goede en complete vergunningaanvraag in te dienen. Traffic Chart biedt een toegankelijke en laagdrempelige tekentool voor het opstellen van complete verkeersplannen. Deze wordt inmiddels al in tientallen gemeenten beschikbaar gesteld aan alle organisatoren. De gemeente Dronten liet een gebruiksvriendelijke applicatie ontwikkelen waarmee organisatoren de plattegrond van hun evenementlocatie digitaal kunnen intekenen, opslaan en delen. Veiligheidsregio Brabant-Noord heeft een AI-tool ontwikkeld die plattegronden controleert, nagaat of deze aan alle gestelde eisen uit het Besluit BGBOP voldoen en direct feedback geeft. Zo wordt het voor organisatoren eenvoudiger om direct correcte plattegronden en situatietekeningen te maken zodat het goedkeuringsproces sneller en makkelijker verloopt.
HEV 2026: heroriëntatie op het proces
In 2025 is een projectgroep bestaande uit de VNG, vertegenwoordigers van veiligheidsregio’s en gespecialiseerde adviesbureaus begonnen met een herziening van de landelijke handreiking evenementenveiligheid (HEV): het procesmodel voor vergunningverlening, voorbereiding en uitvoering van evenementen. Tijdens deze subsessie neemt het projectteam je mee in de keuzes en afwegingen die voorliggen. Wat zou een andere benadering van de behandelaanpak betekenen voor jouw gemeente? Hoe kan de HEV voorzien in de diversiteit aan adviesbehoeften en maatregelen die we zien in de praktijk? Hoe kunnen we de evenementenkalender een duidelijkere positie geven? En wat is er bij gemeenten aan beleid nodig om het uitvoeringsproces goed te borgen? Deze en verschillende andere punten komen aan de orde tijdens deze subsessie en uiteraard krijg je gelegenheid om vragen te stellen en input te leveren vanuit jouw eigen praktijk.
Over zorgplicht, overmacht en andere juridische aspecten
Bij de organisatie van (publieks)evenementen spelen – naast organisatorische aspecten – ook diverse juridische aspecten een rol. Een van de juridische aspecten betreft de in acht te nemen zorgplicht. Dit wordt steeds belangrijker, nu de verwachtingen van het publiek steeds hoger zijn (groter, spectaculairder, meer special effects, etc.). Daarnaast zijn diverse sportevenementen meer en meer in trek, zoals hardloopwedstrijden, HYROX, mud-/ obstacle runs, etc, en juist bij die evenementen kan een ongeluk of slecht weer flinke juridische gevolgen hebben. Advocaat Jan de Wrede behandelt in deze subsessie verschillende casussen uit de praktijk waarin zorgplicht en aansprakelijkheid een rol hebben gespeeld. Deelnemers krijgen inzicht in hoe juridische aspecten kunnen worden meegenomen in een zorgvuldige voorbereiding en uitvoering van evenementen.
Brandveiligheid voorbij de regels: de factor mens centraal
Naar aanleiding van de dodelijke brand in bar Le Constellation in het Zwitserse Crans-Montana in de nieuwjaarsnacht van 2026, is aan het programma een subsessie toegevoegd over hoe organisaties, maar ook bezoekers van drukbezochte evenementen zich beter kunnen voorbereiden op mogelijke brandscenario’s, en wat vergunningverleners en toezichthouders hieraan kunnen bijdragen. De subsessie wordt begeleid door twee experts, en beiden leggen zij de focus op gedrag. Lieuwe de Witte richt zich op het beperken van dergelijke ernstige brandscenario’s. Hij zal ingaan op de vraag hoe je als gemeente of brandweer effectiever kunt zijn in het bereiken van verandering in gedrag van veiligheidsverantwoordelijken, en zal betogen dat dit vraagt om verschillende vormen van toezicht. Erica Kinkel zal ingaan op het gedrag van de bezoeker van een drukke plaats bij een acuut gevaar. Wat kan je doen om de bezoekers zelf meer bewust te maken van hun veiligheid? Wat zou een evenementenorganisator moeten doen, zodat het vluchten bij brand wordt versneld? Erica en Lieuwe gaan met de deelnemers in gesprek over hoe zij de geboden inzichten naar hun dagelijkse praktijk kunnen vertalen.
Afspraken voor de structurele borging van grootschalige open evenementen
Bevrijdingsfestival Wageningen, Zomercarnaval Rotterdam, Koningsdag Apeldoorn, TT-Festival Assen en Vierdaagsefeesten Nijmegen. Een kleine greep uit de organisaties die gezamenlijk de Vereniging voor Grootschalige Open Evenementen hebben opgericht in 2025 en bovendien goed voor jaarlijks miljoenen bezoekers aan binnensteden. Deze vereniging wil de positie van grootschalige open evenementen in Nederland duurzaam borgen. De organisatoren van deze evenementen ervaren dat menige gemeente een eigen zienswijze heeft op hoe hun evenementen dienen plaats te vinden. Deze subsessie nodigt deelnemers uit om grootschalige open evenementen niet langer primair te benaderen als vergunningsplichtige activiteiten, maar om ze te zien als een vast onderdeel van de stedelijke strategie. Met bijpassende afspraken over veiligheid, financiering en samenwerking.
Twee hoofdvragen staan centraal:
- Hoe kunnen meer structurele afspraken worden gemaakt over organisatie en financiering?
- Hoe voorkomen we dat veiligheidseisen jaarlijks opnieuw worden bedacht op basis van politieke/personele wisselingen of toekenning van subsidies?
Hostile Vehicle Mitigation
Een auto die inrijdt op een menigte bij de Lichtjesparade in Nunspeet en een auto die klemrijdt tussen koningsdagpubliek in Amsterdam; het zijn twee voorbeelden van incidenten waarbij een voertuig bedoeld of onbedoeld een middel wordt om slachtoffers te maken bij een evenement. Het is van steeds groter belang dat organisaties rekening houden met deze vorm van dreiging. In deze subsessie wordt kennisgemaakt met onze nieuwe workshop ‘Hostile Vehicle Mitigation’, waarbij ingegaan wordt op vragen zoals ‘Wat is de impact van deze incidenten?’, ‘Hoe kunnen we dit risico beperken?’ en ‘Welke voertuigstoppende maatregelen zijn er beschikbaar in Nederland?’. Safe City Solutions bespreekt samen met ESI de theorieën omtrent inrijden met voertuigen in menigten en welke voertuigstoppende maatregelen hiertegen ingezet kunnen worden.
ThinkTwice: redelijk alternatief voor bezoeker en politie
Tijdens deze subsessie zullen Directeur SO-DA John van der Elst en Jan Roelands projectleider Preventie gemeente Helmond uitleggen wat het initiatief ThinkTwice is en hoe dit uitpakt wanneer het ingezet wordt bij festivals en andere evenementen. ThinkTwice is vergelijkbaar met de privaatrechtelijke boete bij winkeldiefstal, maar wordt bij evenementen ingezet op het naleven van bepaalde huisregels. Tegen de context van beperkte politiecapaciteit en wetende dat bij evenementen altijd overtredingen kunnen plaatsvinden die normaliter zouden leiden tot een aanhouding en een strafblad, is het initiatief TwinkTwice voor evenementen ontstaan. Evenementen die ermee gewerkt hebben zijn o.a. de Formule 1, Sail Amsterdam, Harmony of Hardcore, Supersized Kingsday en Dominator Festival. Is ThinkTwice een redelijk alternatief om te zorgen dat bezoekers zich aan de regels houden en te voorkomen dat teveel beroep wordt gedaan op de politie?